Dalle informazioni sparse su 5 canali a un portale intranet che accoglie ogni nuovo dipendente
Overview del caso studio
Ema Health è una startup innovativa con sede a Milano che lavora ogni giorno per azzerare le carenze di sangue e plasma in Italia, digitalizzando i processi e promuovendo la cultura del dono. Ema Health stava vivendo una crescita rapida del team, da 13 persone a un organico previsto di oltre 25, e si stava scontrando con un problema tanto comune quanto bloccante: le informazioni aziendali esistevano, ma erano invisibili.
Procedure nelle email, policy nei Drive personali, regole tramandate a voce. Ogni nuovo dipendente entrava in azienda e doveva raccogliere i pezzi del puzzle da soli.
Ci hanno contattati con un obiettivo chiaro: costruire un portale intranet centralizzato su Notion che diventasse il punto di riferimento unico per tutto il team, presente e futuro.
Il problema da cui siamo partiti
Ema Health non aveva un problema di informazioni. Aveva un problema di accesso alle informazioni.
Il team si trovava a fronteggiare sfide concrete ogni giorno:
Conoscenza aziendale distribuita su 5 canali diversi: Google Drive, Google Chat, email, file locali e conversazioni informali, nessun posto unico dove trovare quello che serviva.
Onboarding improvvisato: ogni nuovo dipendente veniva introdotto in modo diverso, dipendentemente da chi lo affiancava. Nessun processo standard, nessun documento di riferimento.
Scalabilità a rischio: con l'ingresso previsto di 10 nuovi commerciali e un team marketing, la struttura informale esistente era destinata a collassare.
Resistenza agli strumenti: il team aveva già provato Notion in passato, senza successo. La piattaforma era percepita come poco professionale e difficile da mantenere aggiornata.
Procedure non accessibili: policy su ferie, smart working, MVO e auto aziendale esistevano, ma erano in continua revisione e difficili da trovare per chi ne aveva bisogno.
Il risultato era un onboarding lento, procedure dimenticate e un team che perdeva tempo prezioso a cercare informazioni che avrebbero dovuto essere a portata di click.
La soluzione proposta
Abbiamo progettato un portale intranet aziendale su Notion costruito attorno alle reali esigenze operative di Ema Health: non un sistema generico, ma uno strumento pensato per il loro team, il loro modo di lavorare e la loro crescita futura.
Come sempre, siamo partiti dai processi. Nella kick-off call del 9 marzo 2026 abbiamo mappato in dettaglio i flussi informativi esistenti, identificato i contenuti prioritari e definito la struttura dell'intero portale.
Homepage e navigazione centrale
Un punto d'ingresso unico, chiaro e intuitivo. L'homepage del portale guida ogni dipendente, dal primo giorno, verso le informazioni di cui ha bisogno, senza formazione estensiva e senza bisogno di chiedere a nessuno.
Sezione Onboarding strutturata
Una pagina onboarding dinamica con due livelli di contenuto:
Documenti generali: visibili a tutti (procedura ferie e presenze, compilazione cartellino, regole smart working).
Documenti per area: filtrati automaticamente in base al team di appartenenza del nuovo dipendente
Aree team dedicate
Ogni dipartimento, Marketing, Sales, Sviluppo, Donor Care, Operations, ha la propria area con procedure e materiali specifici.
Sezione Organizzazione
Un organigramma aziendale accessibile a tutti. Un elemento semplice ma potente per costruire cultura aziendale anche in un team distribuito.
Area Admin
Uno spazio di controllo riservato agli executive per gestire i membri del team, aggiungere nuovi dipendenti tramite un form strutturato e supervisionare i contenuti dell'intero portale.
Sistema permessi e autonomia
Abbiamo configurato livelli di accesso granulari fin dall'inizio, con documentazione completa per permettere al team di gestire in autonomia l'aggiunta di nuove aree, nuovi documenti e nuovi dipendenti, senza dover tornare da noi.
Stack tecnologico utilizzato
Strumento | Funzione |
|---|---|
Notion | Portale intranet, repository procedure, gestione permessi, onboarding, schedario dipendenti |
Google Drive | Storage documenti esistenti (integrazione futura prevista) |
Modalità di collaborazione
Abbiamo lavorato con Ema Health in sprint da due settimane, con call di allineamento periodiche e video Loom di rilascio prima di ogni review. Il metodo ci ha permesso di raccogliere feedback in itinere, dalla call di kick-off di inizio marzo, alla review di aprile con le modifiche strutturali concordate, fino alla call di formazione di maggio.
A fine progetto abbiamo consegnato documentazione completa e tutorial per rendere il team completamente autonomo nella gestione ordinaria del portale.
Il risultato ottenuto
Oggi Ema Health ha un portale intranet che lavora per loro, anche quando nessuno lo sta aggiornando.
~3 ore risparmiate per ogni nuovo onboarding: tutte le procedure, le policy e le informazioni sono in un posto solo, accessibili al primo giorno senza dover chiedere a nessuno.
70% di riduzione del tempo speso a cercare informazioni: le procedure operative (ferie, smart working, MVO, auto aziendale) sono categorizzate, sempre aggiornate e trovabili in pochi secondi.
100% di autonomia operativa: il team gestisce in completa autonomia l'aggiunta di nuovi dipendenti, nuovi documenti e nuove categorie, senza supporto tecnico esterno.
Scalabilità immediata: il sistema è pronto ad accogliere la crescita da 13 a 25+ persone senza modifiche architetturali, con aree team espandibili e permessi configurabili in pochi minuti.
Dalle informazioni sparse su 5 canali a un portale intranet che accoglie ogni nuovo dipendente
Overview del caso studio
Ema Health è una startup innovativa con sede a Milano che lavora ogni giorno per azzerare le carenze di sangue e plasma in Italia, digitalizzando i processi e promuovendo la cultura del dono. Ema Health stava vivendo una crescita rapida del team, da 13 persone a un organico previsto di oltre 25, e si stava scontrando con un problema tanto comune quanto bloccante: le informazioni aziendali esistevano, ma erano invisibili.
Procedure nelle email, policy nei Drive personali, regole tramandate a voce. Ogni nuovo dipendente entrava in azienda e doveva raccogliere i pezzi del puzzle da soli.
Ci hanno contattati con un obiettivo chiaro: costruire un portale intranet centralizzato su Notion che diventasse il punto di riferimento unico per tutto il team, presente e futuro.
Il problema da cui siamo partiti
Ema Health non aveva un problema di informazioni. Aveva un problema di accesso alle informazioni.
Il team si trovava a fronteggiare sfide concrete ogni giorno:
Conoscenza aziendale distribuita su 5 canali diversi: Google Drive, Google Chat, email, file locali e conversazioni informali, nessun posto unico dove trovare quello che serviva.
Onboarding improvvisato: ogni nuovo dipendente veniva introdotto in modo diverso, dipendentemente da chi lo affiancava. Nessun processo standard, nessun documento di riferimento.
Scalabilità a rischio: con l'ingresso previsto di 10 nuovi commerciali e un team marketing, la struttura informale esistente era destinata a collassare.
Resistenza agli strumenti: il team aveva già provato Notion in passato, senza successo. La piattaforma era percepita come poco professionale e difficile da mantenere aggiornata.
Procedure non accessibili: policy su ferie, smart working, MVO e auto aziendale esistevano, ma erano in continua revisione e difficili da trovare per chi ne aveva bisogno.
Il risultato era un onboarding lento, procedure dimenticate e un team che perdeva tempo prezioso a cercare informazioni che avrebbero dovuto essere a portata di click.
La soluzione proposta
Abbiamo progettato un portale intranet aziendale su Notion costruito attorno alle reali esigenze operative di Ema Health: non un sistema generico, ma uno strumento pensato per il loro team, il loro modo di lavorare e la loro crescita futura.
Come sempre, siamo partiti dai processi. Nella kick-off call del 9 marzo 2026 abbiamo mappato in dettaglio i flussi informativi esistenti, identificato i contenuti prioritari e definito la struttura dell'intero portale.
Homepage e navigazione centrale
Un punto d'ingresso unico, chiaro e intuitivo. L'homepage del portale guida ogni dipendente, dal primo giorno, verso le informazioni di cui ha bisogno, senza formazione estensiva e senza bisogno di chiedere a nessuno.
Sezione Onboarding strutturata
Una pagina onboarding dinamica con due livelli di contenuto:
Documenti generali: visibili a tutti (procedura ferie e presenze, compilazione cartellino, regole smart working).
Documenti per area: filtrati automaticamente in base al team di appartenenza del nuovo dipendente
Aree team dedicate
Ogni dipartimento, Marketing, Sales, Sviluppo, Donor Care, Operations, ha la propria area con procedure e materiali specifici.
Sezione Organizzazione
Un organigramma aziendale accessibile a tutti. Un elemento semplice ma potente per costruire cultura aziendale anche in un team distribuito.
Area Admin
Uno spazio di controllo riservato agli executive per gestire i membri del team, aggiungere nuovi dipendenti tramite un form strutturato e supervisionare i contenuti dell'intero portale.
Sistema permessi e autonomia
Abbiamo configurato livelli di accesso granulari fin dall'inizio, con documentazione completa per permettere al team di gestire in autonomia l'aggiunta di nuove aree, nuovi documenti e nuovi dipendenti, senza dover tornare da noi.
Stack tecnologico utilizzato
Strumento | Funzione |
|---|---|
Notion | Portale intranet, repository procedure, gestione permessi, onboarding, schedario dipendenti |
Google Drive | Storage documenti esistenti (integrazione futura prevista) |
Modalità di collaborazione
Abbiamo lavorato con Ema Health in sprint da due settimane, con call di allineamento periodiche e video Loom di rilascio prima di ogni review. Il metodo ci ha permesso di raccogliere feedback in itinere, dalla call di kick-off di inizio marzo, alla review di aprile con le modifiche strutturali concordate, fino alla call di formazione di maggio.
A fine progetto abbiamo consegnato documentazione completa e tutorial per rendere il team completamente autonomo nella gestione ordinaria del portale.
Il risultato ottenuto
Oggi Ema Health ha un portale intranet che lavora per loro, anche quando nessuno lo sta aggiornando.
~3 ore risparmiate per ogni nuovo onboarding: tutte le procedure, le policy e le informazioni sono in un posto solo, accessibili al primo giorno senza dover chiedere a nessuno.
70% di riduzione del tempo speso a cercare informazioni: le procedure operative (ferie, smart working, MVO, auto aziendale) sono categorizzate, sempre aggiornate e trovabili in pochi secondi.
100% di autonomia operativa: il team gestisce in completa autonomia l'aggiunta di nuovi dipendenti, nuovi documenti e nuove categorie, senza supporto tecnico esterno.
Scalabilità immediata: il sistema è pronto ad accogliere la crescita da 13 a 25+ persone senza modifiche architetturali, con aree team espandibili e permessi configurabili in pochi minuti.
