Gestire 40+ startup con un solo sistema su Notion
Overview del caso studio
Nel corso del 2025, Pink Different ha avviato un progetto di strutturazione del proprio sistema operativo interno.
Pink Different è il primo Branding Venture Lab al mondo, dove i founder vincono prima ancora di andare sul mercato grazie alla creazione di un nuovo paradigma: il Minimum Viable Brand (MVB).
In quella fase gestiva 40+ startup sotto il proprio ombrello. Ad oggi ne conta oltre 65.
Questo significava coordinare quotidianamente clienti, briefing, preventivi, progetti, task, documentazione e attivazioni di servizi.
Il team aveva già sviluppato negli anni un metodo operativo proprietario, costruito attraverso esperienza diretta e lavoro artigianale sui brand. L’impianto architetturale e i flussi decisionali erano già stati definiti internamente. La sfida non era creare un nuovo processo, ma trovare un sistema unico e centralizzato capace di contenere quel metodo e renderlo scalabile.
Il progetto è stato quindi un lavoro a quattro mani: Pink Different ha definito visione, architettura e flussi; noi di Paradygma abbiamo tradotto quell’impianto in un ecosistema Notion interconnesso e automatizzato.
Il problema da cui siamo partiti
Il problema da cui siamo partiti era chiaro: Pink Different gestiva una grande mole di informazioni, ma senza un ambiente unico, coerente e completamente integrato.
Una base su Notion esisteva già, ma non rifletteva pienamente l’architettura operativa definita internamente né era utilizzata in modo uniforme.
La vera sfida non era costruire un CRM standard, ma digitalizzare un modello operativo già strutturato, mantenendone la logica e riducendo al minimo passaggi manuali e ridondanze.
Costruire un gestionale completamente personalizzato su Notion, con automazioni integrate, richiedeva quindi un lavoro di modellazione tecnica accurata e una comprensione profonda del processo interno già esistente.
L’obiettivo del progetto
L’obiettivo del progetto è stato creare un nuovo sistema su Notion per avere una gestione centralizzata, personalizzata e organizzata di tutte le attività, a 360 gradi.
Non si trattava di adattare il team allo strumento, ma di modellare lo strumento intorno a un processo già definito, collegando in modo organico:
fase di brief
fase di preventivazione
attivazione dei servizi
gestione operativa di task e progetti
Pink Different ha definito cosa tracciare, perché e con quali priorità; noi abbiamo curato la modellazione tecnica, le relazioni tra database e le automazioni.
Le basi del progetto
Come prima cosa abbiamo lavorato sulla mappatura dell’intero sistema: macro pagine, relazioni tra database e modalità di navigazione.
Pink Different aveva già delineato in modo chiaro la struttura del proprio “Headquarter” digitale. Il nostro compito è stato trasformare questa architettura in un ambiente Notion navigabile, coerente e scalabile.
La pagina principale, chiamata “Headquarter”, contiene una serie di sotto-pagine operative, organizzate nel menù di navigazione principale e nelle sezioni “pink company” e “link and resources”.
All’interno dell’Headquarter è presente una dashboard con metriche aggiornate automaticamente, tra cui totale preventivato e numero di preventivi gestiti.
Sottosezione commerciale del sistema Notion
Entrando nel cuore del sistema, ovvero la sezione commerciale, è possibile avere una panoramica completa del flusso commerciale di Pink Different.
La prima visualizzazione di database mostra contatti e clienti, registrati automaticamente grazie a un form dedicato e a un’automazione collegata.
Sono presenti formule e automatismi che facilitano l’attività commerciale. Ad esempio, inserendo la data dell’ultimo contatto e quella prevista per il follow-up, una formula calcola automaticamente quando ricontattare il cliente.
Il cuore: il preventivatore
Il vero centro del sistema era il preventivatore.
Pink Different aveva già sviluppato una logica avanzata per costruire preventivi con roadmap dinamiche e accordi partner, definendone struttura e criteri decisionali. Questo processo, inizialmente gestito in modo artigianale, lo abbiamo quindi tradotto in un sistema digitale automatizzato.
Compilando le informazioni nella tabella di gestione preventivi, è possibile associare il preventivo al cliente registrato.
Attraverso uno scenario su Make, i dati inseriti vengono utilizzati per generare automaticamente una presentazione su Google Slides con contenuti dinamici.
Questo elimina attività ripetitive e standardizza l’intero processo di preventivazione.
Una volta accettato il preventivo, i servizi inseriti al suo interno attivano automaticamente progetti e task tramite relation tra database, collegando in modo diretto la parte commerciale all’operatività.
Da questa vista di database è possibile controllare lo stato dei preventivi per vedere se sono stati proposti, accettati o archiviati.
Ulteriori sottosezioni del sistema Notion
Per la gestione di task e progetti sono state create sezioni dedicate.
I task vengono generati automaticamente al momento dell’accettazione del preventivo o manualmente tramite pulsante “new”.
Ogni task è collegato a un progetto tramite relation biunivoca: cliccando sul progetto si visualizzano le task collegate, raggruppate per servizio.
Sono presenti diverse tipologie di visualizzazioni:
Kanban (in base allo status)
Calendario (in base alla data di esecuzione)
Raggruppamento per servizio
è possibile sfruttare la vista kanban per monitorare lo stato dei task (non iniziato, in corso, archiviato, completato) e spostare i task per aggiornare automaticamente il loro stato.
Spostandoci all’interno della sotto pagina “progetti” è possibile visualizzare tutti i progetti creati automaticamente. All’interno delle viste di database sono presenti diversi filtri che ad esempio permettono di visualizzare solo quei progetti con preventivi accettati.
Inoltre, abbiamo creato una vista roadmap che permette di visualizzare meglio i progetti attivi e le loro date di inizio e fine, nonché associare date ai progetti direttamente da questa vista.
Un’altra pagina di utilità è quella della personal dashboard che permette a chiunque acceda di visualizzare soltanto le informazioni ad esso assegnate grazie ad una serie di filtri dinamici “me”, siano esse task, progetti o documenti.
Lo scopo è quello di fornire uno spazio dove le informazioni sono poche e di interesse per la persona che la consulta.
Come abbiamo detto, non vengono monitorati solo i task, ma anche documenti e progetti.
I documenti, in particolare, sono organizzati tramite una visualizzazione specchiata all’interno della dashboard personale.
Sulla sinistra sono presenti i documenti “da revisionare”, ovvero quelli in cui la proprietà “revisione richiesta” è impostata su di me.
Sulla destra, invece, sono visibili i documenti in attesa di revisione, dove la proprietà “revisione richiesta” non è impostata su di me.
Dopodiché i documenti possono essere anche creati e assegnati ad altri utenti grazie ad una vista omnicomprensiva all’interno della sotto pagina “wiki”.
Da qui è possibile creare documenti associandoli a progetti o aziende, oppure utilizzare la relation con Google Drive per collegare documenti di vario genere.
All’interno di ogni pagina è presente un video di spiegazione e il riassunto testuale di quella sezione.
L’ultima sotto pagina fondamentale è quella dedicata alla gestione del team di Pink Different.
All’interno di questa sezione è presente una “team dashboard” in cui sono registrati tutti i membri del team con relativi contatti e informazioni.
Per ogni persona vengono tracciati:
ruolo
data d’ingresso
email
numero di telefono
citazione preferita
ulteriori informazioni utili alla gestione interna
Automazioni collegate al sistema Notion
Le automazioni sono eventi consequenziali e automatici che si attivano al clic di altri eventi nel sistema Notion.
Quelle che abbiamo realizzato per Pink Different, sono state create su Make e sono le seguenti: generazione di preventivi, attivazione dei servizi e servizi add-on.
L’automazione di attivazione dei servizi si avvia ogni volta che viene cliccato il pulsante “Genera servizi” all’interno del database clienti su Notion.
Cliccando il pulsante, viene creato un progetto associato al cliente e vengono generati task per i servizi attivati.
I servizi add-on seguono una logica simile all'attivazione dei servizi, ma non creano un nuovo progetto.
I task vengono generati per i servizi add-on già esistenti.
Cliccando sul pulsante per generare un preventivo, vengono attivate diverse azioni che prelevano dati dal preventivo creato in Notion (il database commerciale) e questi dati vengono utilizzati per generare in automatico un documento in Google Slides con valori dinamici.
Questo vuol dire non dover più perdere mezz'ora di tempo per la creazione di un singolo preventivo.
Modalità di collaborazione
La collaborazione con il team di Pink Different è stata caratterizzata da comunicazione chiara, diretta e frequente.
Non si è trattato di un rapporto tradizionale cliente-fornitore, ma di uno scambio di competenze tra due team molto pratici: Pink Different sul modello e sulle scelte di processo, noi sulla modellazione tecnica e sulle automazioni.
Anzitutto, all’inizio della collaborazione, abbiamo condiviso il Collaborative Workspace: una pagina Notion in cui era possibile vedere sin dal primo giorno la costruzione in progress e commentarla.
All’interno dello stesso spazio vengono inseriti materiali e video tutorial prodotti durante la collaborazione, in modo da centralizzare comunicazione e documentazione.
Questo flusso continuo ha permesso di costruire un sistema potente, ma allo stesso tempo facilmente adottabile dal team.
Risultato della creazione di un sistema Notion per la gestione di 40+ startup
Il team di Pink Different aveva già un metodo strutturato, ma mancava un sistema unico capace di centralizzare informazioni e automatizzare alcune attività operative, come la creazione delle presentazioni e dei preventivi.
Il nostro intervento ha permesso di tradurre quell’impianto architetturale già definito in un sistema digitale coerente, centralizzato e personalizzato, aumentando ordine ed efficienza senza modificare la logica di lavoro esistente.
Gestire 40+ startup con un solo sistema su Notion
Overview del caso studio
Nel corso del 2025, Pink Different ha avviato un progetto di strutturazione del proprio sistema operativo interno.
Pink Different è il primo Branding Venture Lab al mondo, dove i founder vincono prima ancora di andare sul mercato grazie alla creazione di un nuovo paradigma: il Minimum Viable Brand (MVB).
In quella fase gestiva 40+ startup sotto il proprio ombrello. Ad oggi ne conta oltre 65.
Questo significava coordinare quotidianamente clienti, briefing, preventivi, progetti, task, documentazione e attivazioni di servizi.
Il team aveva già sviluppato negli anni un metodo operativo proprietario, costruito attraverso esperienza diretta e lavoro artigianale sui brand. L’impianto architetturale e i flussi decisionali erano già stati definiti internamente. La sfida non era creare un nuovo processo, ma trovare un sistema unico e centralizzato capace di contenere quel metodo e renderlo scalabile.
Il progetto è stato quindi un lavoro a quattro mani: Pink Different ha definito visione, architettura e flussi; noi di Paradygma abbiamo tradotto quell’impianto in un ecosistema Notion interconnesso e automatizzato.
Il problema da cui siamo partiti
Il problema da cui siamo partiti era chiaro: Pink Different gestiva una grande mole di informazioni, ma senza un ambiente unico, coerente e completamente integrato.
Una base su Notion esisteva già, ma non rifletteva pienamente l’architettura operativa definita internamente né era utilizzata in modo uniforme.
La vera sfida non era costruire un CRM standard, ma digitalizzare un modello operativo già strutturato, mantenendone la logica e riducendo al minimo passaggi manuali e ridondanze.
Costruire un gestionale completamente personalizzato su Notion, con automazioni integrate, richiedeva quindi un lavoro di modellazione tecnica accurata e una comprensione profonda del processo interno già esistente.
L’obiettivo del progetto
L’obiettivo del progetto è stato creare un nuovo sistema su Notion per avere una gestione centralizzata, personalizzata e organizzata di tutte le attività, a 360 gradi.
Non si trattava di adattare il team allo strumento, ma di modellare lo strumento intorno a un processo già definito, collegando in modo organico:
fase di brief
fase di preventivazione
attivazione dei servizi
gestione operativa di task e progetti
Pink Different ha definito cosa tracciare, perché e con quali priorità; noi abbiamo curato la modellazione tecnica, le relazioni tra database e le automazioni.
Le basi del progetto
Come prima cosa abbiamo lavorato sulla mappatura dell’intero sistema: macro pagine, relazioni tra database e modalità di navigazione.
Pink Different aveva già delineato in modo chiaro la struttura del proprio “Headquarter” digitale. Il nostro compito è stato trasformare questa architettura in un ambiente Notion navigabile, coerente e scalabile.
La pagina principale, chiamata “Headquarter”, contiene una serie di sotto-pagine operative, organizzate nel menù di navigazione principale e nelle sezioni “pink company” e “link and resources”.
All’interno dell’Headquarter è presente una dashboard con metriche aggiornate automaticamente, tra cui totale preventivato e numero di preventivi gestiti.
Sottosezione commerciale del sistema Notion
Entrando nel cuore del sistema, ovvero la sezione commerciale, è possibile avere una panoramica completa del flusso commerciale di Pink Different.
La prima visualizzazione di database mostra contatti e clienti, registrati automaticamente grazie a un form dedicato e a un’automazione collegata.
Sono presenti formule e automatismi che facilitano l’attività commerciale. Ad esempio, inserendo la data dell’ultimo contatto e quella prevista per il follow-up, una formula calcola automaticamente quando ricontattare il cliente.
Il cuore: il preventivatore
Il vero centro del sistema era il preventivatore.
Pink Different aveva già sviluppato una logica avanzata per costruire preventivi con roadmap dinamiche e accordi partner, definendone struttura e criteri decisionali. Questo processo, inizialmente gestito in modo artigianale, lo abbiamo quindi tradotto in un sistema digitale automatizzato.
Compilando le informazioni nella tabella di gestione preventivi, è possibile associare il preventivo al cliente registrato.
Attraverso uno scenario su Make, i dati inseriti vengono utilizzati per generare automaticamente una presentazione su Google Slides con contenuti dinamici.
Questo elimina attività ripetitive e standardizza l’intero processo di preventivazione.
Una volta accettato il preventivo, i servizi inseriti al suo interno attivano automaticamente progetti e task tramite relation tra database, collegando in modo diretto la parte commerciale all’operatività.
Da questa vista di database è possibile controllare lo stato dei preventivi per vedere se sono stati proposti, accettati o archiviati.
Ulteriori sottosezioni del sistema Notion
Per la gestione di task e progetti sono state create sezioni dedicate.
I task vengono generati automaticamente al momento dell’accettazione del preventivo o manualmente tramite pulsante “new”.
Ogni task è collegato a un progetto tramite relation biunivoca: cliccando sul progetto si visualizzano le task collegate, raggruppate per servizio.
Sono presenti diverse tipologie di visualizzazioni:
Kanban (in base allo status)
Calendario (in base alla data di esecuzione)
Raggruppamento per servizio
è possibile sfruttare la vista kanban per monitorare lo stato dei task (non iniziato, in corso, archiviato, completato) e spostare i task per aggiornare automaticamente il loro stato.
Spostandoci all’interno della sotto pagina “progetti” è possibile visualizzare tutti i progetti creati automaticamente. All’interno delle viste di database sono presenti diversi filtri che ad esempio permettono di visualizzare solo quei progetti con preventivi accettati.
Inoltre, abbiamo creato una vista roadmap che permette di visualizzare meglio i progetti attivi e le loro date di inizio e fine, nonché associare date ai progetti direttamente da questa vista.
Un’altra pagina di utilità è quella della personal dashboard che permette a chiunque acceda di visualizzare soltanto le informazioni ad esso assegnate grazie ad una serie di filtri dinamici “me”, siano esse task, progetti o documenti.
Lo scopo è quello di fornire uno spazio dove le informazioni sono poche e di interesse per la persona che la consulta.
Come abbiamo detto, non vengono monitorati solo i task, ma anche documenti e progetti.
I documenti, in particolare, sono organizzati tramite una visualizzazione specchiata all’interno della dashboard personale.
Sulla sinistra sono presenti i documenti “da revisionare”, ovvero quelli in cui la proprietà “revisione richiesta” è impostata su di me.
Sulla destra, invece, sono visibili i documenti in attesa di revisione, dove la proprietà “revisione richiesta” non è impostata su di me.
Dopodiché i documenti possono essere anche creati e assegnati ad altri utenti grazie ad una vista omnicomprensiva all’interno della sotto pagina “wiki”.
Da qui è possibile creare documenti associandoli a progetti o aziende, oppure utilizzare la relation con Google Drive per collegare documenti di vario genere.
All’interno di ogni pagina è presente un video di spiegazione e il riassunto testuale di quella sezione.
L’ultima sotto pagina fondamentale è quella dedicata alla gestione del team di Pink Different.
All’interno di questa sezione è presente una “team dashboard” in cui sono registrati tutti i membri del team con relativi contatti e informazioni.
Per ogni persona vengono tracciati:
ruolo
data d’ingresso
email
numero di telefono
citazione preferita
ulteriori informazioni utili alla gestione interna
Automazioni collegate al sistema Notion
Le automazioni sono eventi consequenziali e automatici che si attivano al clic di altri eventi nel sistema Notion.
Quelle che abbiamo realizzato per Pink Different, sono state create su Make e sono le seguenti: generazione di preventivi, attivazione dei servizi e servizi add-on.
L’automazione di attivazione dei servizi si avvia ogni volta che viene cliccato il pulsante “Genera servizi” all’interno del database clienti su Notion.
Cliccando il pulsante, viene creato un progetto associato al cliente e vengono generati task per i servizi attivati.
I servizi add-on seguono una logica simile all'attivazione dei servizi, ma non creano un nuovo progetto.
I task vengono generati per i servizi add-on già esistenti.
Cliccando sul pulsante per generare un preventivo, vengono attivate diverse azioni che prelevano dati dal preventivo creato in Notion (il database commerciale) e questi dati vengono utilizzati per generare in automatico un documento in Google Slides con valori dinamici.
Questo vuol dire non dover più perdere mezz'ora di tempo per la creazione di un singolo preventivo.
Modalità di collaborazione
La collaborazione con il team di Pink Different è stata caratterizzata da comunicazione chiara, diretta e frequente.
Non si è trattato di un rapporto tradizionale cliente-fornitore, ma di uno scambio di competenze tra due team molto pratici: Pink Different sul modello e sulle scelte di processo, noi sulla modellazione tecnica e sulle automazioni.
Anzitutto, all’inizio della collaborazione, abbiamo condiviso il Collaborative Workspace: una pagina Notion in cui era possibile vedere sin dal primo giorno la costruzione in progress e commentarla.
All’interno dello stesso spazio vengono inseriti materiali e video tutorial prodotti durante la collaborazione, in modo da centralizzare comunicazione e documentazione.
Questo flusso continuo ha permesso di costruire un sistema potente, ma allo stesso tempo facilmente adottabile dal team.
Risultato della creazione di un sistema Notion per la gestione di 40+ startup
Il team di Pink Different aveva già un metodo strutturato, ma mancava un sistema unico capace di centralizzare informazioni e automatizzare alcune attività operative, come la creazione delle presentazioni e dei preventivi.
Il nostro intervento ha permesso di tradurre quell’impianto architetturale già definito in un sistema digitale coerente, centralizzato e personalizzato, aumentando ordine ed efficienza senza modificare la logica di lavoro esistente.
in attesa loro
