Un sistema operativo unico per gestire tutto: come Wider View ha integrato e automatizzato l'intera azienda su Notion
Overview del caso studio
Wider View è un'agenzia di digital marketing con un team strutturato su più aree operative: Social, Design, Multimedia, Sviluppo, Ufficio Gare, Commerciale e Amministrazione.
Gestivano alcuni aspetti del lavoro su strumenti separati: Asana per i task, ferie e preventivi, Harvest per il time tracking, Notion per il controllo di gestione. Vi era già un sistema centralizzato per la gestione, ma ancora da migliorare ed efficientare.
Federico e Flavio, i principali referenti del progetto, ci hanno contattati con un obiettivo preciso: un unico sistema operativo su Notion, integrato, automatizzato e adottato da tutto il team.
Il problema da cui siamo partiti
Wider View presentava già un ottimo sistema, ma che poteva essere centralizzato ulteriormente:
Task, progetti e preventivi su Asana: funzionava, ma separato da tutto il resto. Nessuna visibilità sui costi, sui tempi reali o sulla redditività di progetto.
Time tracking su Harvest: i dati c'erano, ma non dialogavano con i progetti. L'export mensile per il consulente del lavoro era manuale e richiedeva ore.
Controllo di gestione presente ma non integrato: difficile sapere in tempo reale quanto costava un progetto, quante ore erano state consumate rispetto al budget, o qual era la redditività effettiva.
La soluzione costruita
Abbiamo progettato e costruito un sistema operativo completo su Notion, lavorando area per area e spostando tutte le funzionalità di Asana in Notion.
Sistema di Time Tracking integrato con Harvest
Il time tracking Harvest è stato integrato con Notion. Abbiamo importato circa 27.000 time entries storiche con collegamento automatico ai progetti tramite codice progetto e assegnazione dei costi orari storici. Abbiamo poi costruito un'automazione per l'export mensile del foglio presenze in CSV con arrotondamenti corretti e campo firma per quietanza, salvato automaticamente su Google Drive.
Gestione Progetti e Task (sostituzione Asana)
Abbiamo replicato tutti i template di progetto di Asana (onboarding, takeout, manutenzione, social/campaign, sviluppo, brand identity, ecc.) in un sistema bottom-up su Notion: database separati per Task, Progetti, Task Template e Project Template.
L'elemento centrale è un form Fillout: l'utente seleziona il template, compila le informazioni e un'automazione genera automaticamente il progetto con tutti i task associati, assegnati alle persone corrette in base ai ruoli dinamici (Tutor, PM, Content Creator, ecc.).
Abbiamo importato circa 50.000 task da Asana con approccio team-by-team, mantenendo la storicità e la struttura originale.
Preventivatore automatizzato
Abbiamo costruito un sistema completo per la generazione preventivi: da opportunità in pipeline → configurazione servizi → generazione automatica di un Google Doc numerato, con servizi, rate, sconti e IVA. Il documento viene salvato automaticamente nella cartella Drive del team. Il listino servizi è collegato direttamente, eliminando la doppia modifica.
Automazioni collaterali
Gestione assenze: le richieste in Notion creano automaticamente eventi su Google Calendar con notifica all'approvatore.
Corsi di formazione: ogni corso genera automaticamente i task di assegnazione e il questionario di soddisfazione per ogni partecipante.
Ricorrenza task: calcolo corretto delle date su due date (non su now), con gestione delle subtask che ereditano la ricorrenza dalla task madre.
Mensilità automatiche: assegnazione automatica delle mensilità su database uscite, entrate e opportunità in base alle date.
Struttura e permessi del workspace
Abbiamo ridisegnato l'intero workspace con Team Space separati per area (Social, Design, Ufficio Gare, ecc.), permessi granulari per ruolo e una Home Dashboard personalizzata che mostra a ogni utente solo i propri progetti, task e dati di timesheet.
Come si è svolta la collaborazione
Da settembre 2025 a maggio 2026, ci siamo incontrati ogni settimana in call di allineamento tecnico, con rilasci intermedi via video Loom. Federico e Flavio hanno partecipato attivamente a ogni test, fornendo feedback precisi ad ogni consegna.
Abbiamo documentato ogni sistema con video tutorial e SOP raccolte nella Wiki del workspace.
Il risultato ottenuto
Oggi Wider View lavora su un sistema unico, automatizzato e scalabile. Ecco i risultati concreti:
creazione di un metodo strutturato per dare accesso ai clienti a delle pagine Notion dove vedono l’avanzamento del progetto, task, ore di consulenza usate eccetera.
75.000 task e time entries migrati e strutturati automaticamente: l'intero storico di Asana è ora in Notion, con collegamento ai progetti, ai costi orari e alla redditività. Nuovi progetti vengono avviati in pochi minuti, non in giornate.
90% dei processi ripetitivi automatizzati: dalla generazione preventivi alla creazione automatica di task da template, dall'export mensile del foglio presenze alla gestione corsi di formazione: il team non tocca più questi flussi manualmente.
Controllo di gestione in tempo reale: per la prima volta, Wider View può vedere in un'unica dashboard la redditività di ogni progetto, le ore consumate rispetto al budget, i costi del team e la pipeline commerciale. Zero fogli Excel, zero dati da incrociare manualmente.
Un sistema operativo unico per gestire tutto: come Wider View ha integrato e automatizzato l'intera azienda su Notion
Overview del caso studio
Wider View è un'agenzia di digital marketing con un team strutturato su più aree operative: Social, Design, Multimedia, Sviluppo, Ufficio Gare, Commerciale e Amministrazione.
Gestivano alcuni aspetti del lavoro su strumenti separati: Asana per i task, ferie e preventivi, Harvest per il time tracking, Notion per il controllo di gestione. Vi era già un sistema centralizzato per la gestione, ma ancora da migliorare ed efficientare.
Federico e Flavio, i principali referenti del progetto, ci hanno contattati con un obiettivo preciso: un unico sistema operativo su Notion, integrato, automatizzato e adottato da tutto il team.
Il problema da cui siamo partiti
Wider View presentava già un ottimo sistema, ma che poteva essere centralizzato ulteriormente:
Task, progetti e preventivi su Asana: funzionava, ma separato da tutto il resto. Nessuna visibilità sui costi, sui tempi reali o sulla redditività di progetto.
Time tracking su Harvest: i dati c'erano, ma non dialogavano con i progetti. L'export mensile per il consulente del lavoro era manuale e richiedeva ore.
Controllo di gestione presente ma non integrato: difficile sapere in tempo reale quanto costava un progetto, quante ore erano state consumate rispetto al budget, o qual era la redditività effettiva.
La soluzione costruita
Abbiamo progettato e costruito un sistema operativo completo su Notion, lavorando area per area e spostando tutte le funzionalità di Asana in Notion.
Sistema di Time Tracking integrato con Harvest
Il time tracking Harvest è stato integrato con Notion. Abbiamo importato circa 27.000 time entries storiche con collegamento automatico ai progetti tramite codice progetto e assegnazione dei costi orari storici. Abbiamo poi costruito un'automazione per l'export mensile del foglio presenze in CSV con arrotondamenti corretti e campo firma per quietanza, salvato automaticamente su Google Drive.
Gestione Progetti e Task (sostituzione Asana)
Abbiamo replicato tutti i template di progetto di Asana (onboarding, takeout, manutenzione, social/campaign, sviluppo, brand identity, ecc.) in un sistema bottom-up su Notion: database separati per Task, Progetti, Task Template e Project Template.
L'elemento centrale è un form Fillout: l'utente seleziona il template, compila le informazioni e un'automazione genera automaticamente il progetto con tutti i task associati, assegnati alle persone corrette in base ai ruoli dinamici (Tutor, PM, Content Creator, ecc.).
Abbiamo importato circa 50.000 task da Asana con approccio team-by-team, mantenendo la storicità e la struttura originale.
Preventivatore automatizzato
Abbiamo costruito un sistema completo per la generazione preventivi: da opportunità in pipeline → configurazione servizi → generazione automatica di un Google Doc numerato, con servizi, rate, sconti e IVA. Il documento viene salvato automaticamente nella cartella Drive del team. Il listino servizi è collegato direttamente, eliminando la doppia modifica.
Automazioni collaterali
Gestione assenze: le richieste in Notion creano automaticamente eventi su Google Calendar con notifica all'approvatore.
Corsi di formazione: ogni corso genera automaticamente i task di assegnazione e il questionario di soddisfazione per ogni partecipante.
Ricorrenza task: calcolo corretto delle date su due date (non su now), con gestione delle subtask che ereditano la ricorrenza dalla task madre.
Mensilità automatiche: assegnazione automatica delle mensilità su database uscite, entrate e opportunità in base alle date.
Struttura e permessi del workspace
Abbiamo ridisegnato l'intero workspace con Team Space separati per area (Social, Design, Ufficio Gare, ecc.), permessi granulari per ruolo e una Home Dashboard personalizzata che mostra a ogni utente solo i propri progetti, task e dati di timesheet.
Come si è svolta la collaborazione
Da settembre 2025 a maggio 2026, ci siamo incontrati ogni settimana in call di allineamento tecnico, con rilasci intermedi via video Loom. Federico e Flavio hanno partecipato attivamente a ogni test, fornendo feedback precisi ad ogni consegna.
Abbiamo documentato ogni sistema con video tutorial e SOP raccolte nella Wiki del workspace.
Il risultato ottenuto
Oggi Wider View lavora su un sistema unico, automatizzato e scalabile. Ecco i risultati concreti:
creazione di un metodo strutturato per dare accesso ai clienti a delle pagine Notion dove vedono l’avanzamento del progetto, task, ore di consulenza usate eccetera.
75.000 task e time entries migrati e strutturati automaticamente: l'intero storico di Asana è ora in Notion, con collegamento ai progetti, ai costi orari e alla redditività. Nuovi progetti vengono avviati in pochi minuti, non in giornate.
90% dei processi ripetitivi automatizzati: dalla generazione preventivi alla creazione automatica di task da template, dall'export mensile del foglio presenze alla gestione corsi di formazione: il team non tocca più questi flussi manualmente.
Controllo di gestione in tempo reale: per la prima volta, Wider View può vedere in un'unica dashboard la redditività di ogni progetto, le ore consumate rispetto al budget, i costi del team e la pipeline commerciale. Zero fogli Excel, zero dati da incrociare manualmente.
