Da un Notion usato all'1% a un sistema che guida ogni progetto: come AIVB ha eliminato lo scollamento tra pianificato e consuntivato
Overview del caso studio
AIVB è un'azienda che gestisce in parallelo decine di progetti per clienti esterni e iniziative di R&D interne, con un team in piena espansione: da 16 a oltre 25 persone nel giro di pochi mesi. Un contesto che richiede aggiornamenti costanti su chi sta lavorando a cosa, quanto costa ogni attività e quanto tempo richiede davvero, non solo sulla carta.
Fino a inizio 2026, tutto questo passava attraverso un Notion usato appena all'1% del suo potenziale, solo due pagine, Gantt Hub e Calendario, mai collegate tra loro, e un foglio Excel di preventivazione completamente isolato dal resto del sistema.
Il team ci ha contattati con un obiettivo chiaro: passare da una gestione progetti frammentata e priva di consuntivazione a un sistema unico, automatizzato e scalabile, capace di accompagnare la crescita dell'azienda anziché frenarla.
Il problema da cui siamo partiti
Dietro la richiesta di AIVB c'erano problemi molto concreti, tipici di chi gestisce tanti progetti in parallelo tra clienti esterni e attività interne:
Notion usato solo all'1% del potenziale: due pagine principali, Gantt Hub e Calendario, completamente scollegate tra loro, con la maggior parte dei progetti poco più che abbozzati
Zero consuntivazione: nessun modo per confrontare le ore stimate con quelle effettivamente lavorate, né per progetto né per figura professionale
Collaboratori "ciechi": il team non vedeva automaticamente su cosa lavorare e doveva chiederlo manualmente ogni volta
Weekly report manuali: compilati a mano ogni settimana, senza alcun collegamento reale al Gantt di progetto
Preventivazione isolata in Excel: la stima dei progetti viveva in un foglio separato, senza alcun flusso automatico verso il sistema operativo
Nessun resoconto automatico a fine progetto: ogni chiusura richiedeva un lavoro manuale di raccolta dati su attività, costi e deliverable
Zero visibilità sull'allocazione risorse: impossibile capire in anticipo chi sarebbe stato libero il mese successivo per gestire nuove priorità
Il risultato? Tempo perso su attività a basso valore, decisioni prese senza dati affidabili e un sistema che non avrebbe retto la crescita del team da 16 a 25+ persone.
La soluzione proposta: un sistema di Project Management end-to-end su Notion
Come sempre, siamo partiti dai processi: già nella call di kick-off abbiamo mappato nel dettaglio il flusso AS-IS di AIVB, per poi disegnare un sistema capace di seguire un progetto lungo tutto il suo ciclo di vita, dalla preventivazione, alla pianificazione, fino alla consuntivazione.
Database Progetti unificato, con Gantt intelligente
Un unico database Progetti sostituisce Excel, Gantt Hub e Calendario. Ogni progetto, cliente esterno o iniziativa R&D interna, vive in un'unica scheda con Gantt nativo, stato, milestone, task e documentazione collegata.
Quando un'attività si allunga o si accorcia, tutte le attività dipendenti si ripianificano in automatico grazie alla funzione "Shift and maintain time between items": non serve più aggiornare a mano ogni singola dipendenza.
Dal preventivo al consuntivo, senza rifare tutto da capo
Il sistema segue tre momenti distinti e collegati tra loro:
Preventivo: si stimano figure professionali astratte, impegno e costi standard
Piano operativo (T0): il preventivo si converte in progetto, ereditando automaticamente righe, figure e intervallo temporale come baseline
Consuntivo: con il pulsante "Chiudi e Traccia" si registrano le ore realmente lavorate, e il costo effettivo si calcola in automatico
Una relazione molti-a-molti permette a una figura professionale di comprendere più persone reali, e a una persona di ricoprire più ruoli ("cappelli") su progetti diversi, con percentuali di allocazione configurabili per gestire chi lavora part-time su più fronti contemporaneamente.
Dashboard executive e report che si scrivono da soli
Una dashboard KPI dà al management una vista in tempo reale su avanzamento progetti, utilizzo risorse e performance del team. I weekly report si popolano automaticamente in base allo stato delle attività nel Gantt, e a fine progetto il sistema genera da solo un resoconto completo con sintesi attività, costi sostenuti e deliverable completati.
Export dati e automazioni
Per le analisi offline e per confrontare preventivo e consuntivo fuori da Notion, un'automazione esporta in CSV l'elenco attività, le durate, le date e i costi stimati vs effettivi, anche filtrando per intervallo temporale specifico.
Permessi a più livelli
Il sistema distingue tre livelli di accesso: chi vede tutto, responsabile di progetto (pianificazione ma non tutti i costi) e collaboratore operativo (solo le proprie attività), gestiti per gruppo e non persona per persona, per restare scalabile all'aumentare del team.
Versionamento e snapshot di progetto
Un pulsante di duplicazione crea uno snapshot completo del progetto a T0: ogni ripianificazione o variazione contrattuale successiva non intacca più il preventivo originale, che resta la base per capire, nel tempo, dove le stime si discostano davvero dalla realtà.
Stack tecnologico utilizzato
Strumento | Funzione |
|---|---|
Notion | Database progetti, Gantt, preventivazione, consuntivazione, dashboard executive |
Notion Automations | Weekly report e resoconti di fine progetto generati in automatico |
Python | Automazione per l'export CSV strutturato, per analisi offline e confronto preventivo vs consuntivo |
Vercel | Hosting |
Modalità di collaborazione
Abbiamo lavorato con AIVB in sprint bi-settimanali, con il Collaborative Workspace come hub centrale per sistema live, documenti e registrazioni delle call. Comunicazione asincrona via email e video Loom a ogni rilascio, call di allineamento ogni due settimane e una policy di "nessun blocco permesso": Paradygma procede senza aspettare conferme, mentre il cliente testa il sistema a ogni rilascio direttamente nel Collaborative Workspace.
In circa due mesi di lavoro, tra fine marzo e fine maggio 2026, abbiamo portato a termine l'intero sistema attraverso nove call di allineamento, senza mai fermare lo sviluppo.
Durante il percorso, di comune accordo con il team, abbiamo rimosso dal perimetro i moduli di Anagrafica Clienti e Knowledge Base, per concentrare tempo e risorse sul cuore del sistema: project management, consuntivazione e reportistica.
Il risultato ottenuto: da sistema usato all'1% a motore operativo del team
Oggi AIVB gestisce ogni progetto, cliente esterno o R&D interno, dentro un unico sistema che lavora per il team, non il contrario:
6+ ore a settimana risparmiate tra project manager e collaboratori, grazie all'eliminazione dei weekly report manuali e del doppio aggiornamento tra Gantt e Calendario
4 processi interi automatizzati che prima erano completamente manuali: report settimanali, resoconti di fine progetto, ripianificazione delle dipendenze sul Gantt ed export dei dati per le analisi offline
Scalabilità pronta per la crescita: lo stesso sistema segue senza attriti l'espansione del team da 16 a oltre 25 persone e decine di progetti paralleli, senza bisogno di aggiungere struttura
"Una collaborazione ottimale: in due mesi siamo passati da un Notion usato all'1% a un sistema che oggi guida davvero il nostro modo di lavorare." — Team AIVB
Da un Notion usato all'1% a un sistema che guida ogni progetto: come AIVB ha eliminato lo scollamento tra pianificato e consuntivato
Overview del caso studio
AIVB è un'azienda che gestisce in parallelo decine di progetti per clienti esterni e iniziative di R&D interne, con un team in piena espansione: da 16 a oltre 25 persone nel giro di pochi mesi. Un contesto che richiede aggiornamenti costanti su chi sta lavorando a cosa, quanto costa ogni attività e quanto tempo richiede davvero, non solo sulla carta.
Fino a inizio 2026, tutto questo passava attraverso un Notion usato appena all'1% del suo potenziale, solo due pagine, Gantt Hub e Calendario, mai collegate tra loro, e un foglio Excel di preventivazione completamente isolato dal resto del sistema.
Il team ci ha contattati con un obiettivo chiaro: passare da una gestione progetti frammentata e priva di consuntivazione a un sistema unico, automatizzato e scalabile, capace di accompagnare la crescita dell'azienda anziché frenarla.
Il problema da cui siamo partiti
Dietro la richiesta di AIVB c'erano problemi molto concreti, tipici di chi gestisce tanti progetti in parallelo tra clienti esterni e attività interne:
Notion usato solo all'1% del potenziale: due pagine principali, Gantt Hub e Calendario, completamente scollegate tra loro, con la maggior parte dei progetti poco più che abbozzati
Zero consuntivazione: nessun modo per confrontare le ore stimate con quelle effettivamente lavorate, né per progetto né per figura professionale
Collaboratori "ciechi": il team non vedeva automaticamente su cosa lavorare e doveva chiederlo manualmente ogni volta
Weekly report manuali: compilati a mano ogni settimana, senza alcun collegamento reale al Gantt di progetto
Preventivazione isolata in Excel: la stima dei progetti viveva in un foglio separato, senza alcun flusso automatico verso il sistema operativo
Nessun resoconto automatico a fine progetto: ogni chiusura richiedeva un lavoro manuale di raccolta dati su attività, costi e deliverable
Zero visibilità sull'allocazione risorse: impossibile capire in anticipo chi sarebbe stato libero il mese successivo per gestire nuove priorità
Il risultato? Tempo perso su attività a basso valore, decisioni prese senza dati affidabili e un sistema che non avrebbe retto la crescita del team da 16 a 25+ persone.
La soluzione proposta: un sistema di Project Management end-to-end su Notion
Come sempre, siamo partiti dai processi: già nella call di kick-off abbiamo mappato nel dettaglio il flusso AS-IS di AIVB, per poi disegnare un sistema capace di seguire un progetto lungo tutto il suo ciclo di vita, dalla preventivazione, alla pianificazione, fino alla consuntivazione.
Database Progetti unificato, con Gantt intelligente
Un unico database Progetti sostituisce Excel, Gantt Hub e Calendario. Ogni progetto, cliente esterno o iniziativa R&D interna, vive in un'unica scheda con Gantt nativo, stato, milestone, task e documentazione collegata.
Quando un'attività si allunga o si accorcia, tutte le attività dipendenti si ripianificano in automatico grazie alla funzione "Shift and maintain time between items": non serve più aggiornare a mano ogni singola dipendenza.
Dal preventivo al consuntivo, senza rifare tutto da capo
Il sistema segue tre momenti distinti e collegati tra loro:
Preventivo: si stimano figure professionali astratte, impegno e costi standard
Piano operativo (T0): il preventivo si converte in progetto, ereditando automaticamente righe, figure e intervallo temporale come baseline
Consuntivo: con il pulsante "Chiudi e Traccia" si registrano le ore realmente lavorate, e il costo effettivo si calcola in automatico
Una relazione molti-a-molti permette a una figura professionale di comprendere più persone reali, e a una persona di ricoprire più ruoli ("cappelli") su progetti diversi, con percentuali di allocazione configurabili per gestire chi lavora part-time su più fronti contemporaneamente.
Dashboard executive e report che si scrivono da soli
Una dashboard KPI dà al management una vista in tempo reale su avanzamento progetti, utilizzo risorse e performance del team. I weekly report si popolano automaticamente in base allo stato delle attività nel Gantt, e a fine progetto il sistema genera da solo un resoconto completo con sintesi attività, costi sostenuti e deliverable completati.
Export dati e automazioni
Per le analisi offline e per confrontare preventivo e consuntivo fuori da Notion, un'automazione esporta in CSV l'elenco attività, le durate, le date e i costi stimati vs effettivi, anche filtrando per intervallo temporale specifico.
Permessi a più livelli
Il sistema distingue tre livelli di accesso: chi vede tutto, responsabile di progetto (pianificazione ma non tutti i costi) e collaboratore operativo (solo le proprie attività), gestiti per gruppo e non persona per persona, per restare scalabile all'aumentare del team.
Versionamento e snapshot di progetto
Un pulsante di duplicazione crea uno snapshot completo del progetto a T0: ogni ripianificazione o variazione contrattuale successiva non intacca più il preventivo originale, che resta la base per capire, nel tempo, dove le stime si discostano davvero dalla realtà.
Stack tecnologico utilizzato
Strumento | Funzione |
|---|---|
Notion | Database progetti, Gantt, preventivazione, consuntivazione, dashboard executive |
Notion Automations | Weekly report e resoconti di fine progetto generati in automatico |
Python | Automazione per l'export CSV strutturato, per analisi offline e confronto preventivo vs consuntivo |
Vercel | Hosting |
Modalità di collaborazione
Abbiamo lavorato con AIVB in sprint bi-settimanali, con il Collaborative Workspace come hub centrale per sistema live, documenti e registrazioni delle call. Comunicazione asincrona via email e video Loom a ogni rilascio, call di allineamento ogni due settimane e una policy di "nessun blocco permesso": Paradygma procede senza aspettare conferme, mentre il cliente testa il sistema a ogni rilascio direttamente nel Collaborative Workspace.
In circa due mesi di lavoro, tra fine marzo e fine maggio 2026, abbiamo portato a termine l'intero sistema attraverso nove call di allineamento, senza mai fermare lo sviluppo.
Durante il percorso, di comune accordo con il team, abbiamo rimosso dal perimetro i moduli di Anagrafica Clienti e Knowledge Base, per concentrare tempo e risorse sul cuore del sistema: project management, consuntivazione e reportistica.
Il risultato ottenuto: da sistema usato all'1% a motore operativo del team
Oggi AIVB gestisce ogni progetto, cliente esterno o R&D interno, dentro un unico sistema che lavora per il team, non il contrario:
6+ ore a settimana risparmiate tra project manager e collaboratori, grazie all'eliminazione dei weekly report manuali e del doppio aggiornamento tra Gantt e Calendario
4 processi interi automatizzati che prima erano completamente manuali: report settimanali, resoconti di fine progetto, ripianificazione delle dipendenze sul Gantt ed export dei dati per le analisi offline
Scalabilità pronta per la crescita: lo stesso sistema segue senza attriti l'espansione del team da 16 a oltre 25 persone e decine di progetti paralleli, senza bisogno di aggiungere struttura
"Una collaborazione ottimale: in due mesi siamo passati da un Notion usato all'1% a un sistema che oggi guida davvero il nostro modo di lavorare." — Team AIVB
