Da reparto vendite e progetti disconnessi tra loro, ad un’automazione che li sincronizza in automatico
Overview del caso studio
Un'agenzia di produzione podcast collabora con brand con l'obiettivo di rendere il mondo dei podcast un canale di vera informazione, crescita e scoperta.
Dal 2017 hanno dato vita a decine di podcast, generando 15 mila episodi, 150 milioni di ascolti e collaborando con decine e decine di importanti aziende italiane.
Tutte queste informazioni, tuttavia, devono essere gestite al meglio.
L'agenzia si trovava a gestire il proprio CRM su due piattaforme separate: HubSpot per la parte commerciale e di vendita, e Notion per la gestione operativa dei progetti e dei task.
Il referente dell'agenzia ci ha contattati con un'esigenza chiara: far comunicare questi due sistemi in modo dinamico, rapido e sincronizzato, eliminando il lavoro manuale di trasferimento delle informazioni e i continui errori che questo processo comportava.
Il problema da cui siamo partiti
La disconnessione tra HubSpot e Notion creava una serie di problemi operativi che rallentavano il team e compromettevano la qualità del lavoro:
Trasferimento manuale delle informazioni: ogni volta che una trattativa veniva chiusa su HubSpot, era necessario creare manualmente il progetto corrispondente su Notion, con tutti i task operativi e le relative assegnazioni.
Perdita di tempo e informazioni: diverse persone dovevano monitorare costantemente entrambi i sistemi per assicurarsi che le informazioni fossero allineate, e molto spesso i dati si perdevano per strada.
Scarsa visibilità: mancanza di sincronizzazione in tempo reale tra vendite e progetti, rendendo difficile avere una visione d'insieme dell'azienda.
Errori e duplicazioni: il rischio costante di creare progetti duplicati o di perdere informazioni critiche durante il passaggio manuale tra i due sistemi.
Impatto economico: il tempo sprecato e gli errori avevano un impatto diretto anche sugli aspetti economici dell'azienda.
Il risultato? Un team costretto a fare da "collante umano" tra due sistemi che avrebbero dovuto parlare da soli.
La soluzione proposta
A differenza di altri progetti più complessi, in questo caso non è stato necessario mappare tutti i processi aziendali o costruire un sistema da zero. Il focus era chiaro e specifico: creare delle automazioni intelligenti che facessero da ponte tra HubSpot e Notion.
Abbiamo progettato e implementato due automazioni su Make che sincronizzano automaticamente i due sistemi sfruttando tempistiche quasi istantanee e ottimizzando i costi operativi.
Come funziona l'automazione
Automazione 1: Da deal chiuso a progetto attivo
Quando una trattativa viene chiusa su HubSpot, l'automazione parte immediatamente e:
Cerca su Notion se esiste già un progetto collegato a quel deal specifico.
Se il progetto non esiste, lo crea automaticamente con tutti i task operativi e le assegnazioni necessarie.
Aggiorna HubSpot segnalando che l'informazione è stata tracciata.
Etichetta e organizza il record su Notion con le proprietà corrette per dare piena visibilità al team.
Automazione 2: Sincronizzazione bidirezionale
Quando un deal viene aggiornato su HubSpot, l'automazione:
Salva l'operazione anche su HubSpot per evitare che i prossimi cicli processino nuovamente deal già gestiti.
Previene sprechi di risorse, crediti e automazioni inutili.
Mantiene i due sistemi sempre allineati in tempo reale.
Ottimizzazione in corso d'opera
Le automazioni sono state costruite in modo iterativo: durante la collaborazione, abbiamo continuato a perfezionarle in base alle richieste specifiche del cliente, adattando il tipo di informazioni da estrarre da HubSpot e ottimizzando il flusso di sincronizzazione.
Abbiamo anche effettuato piccoli interventi di pulizia su Notion per garantire che i dati arrivassero in modo filtrato e ordinato.
Stack tecnologico utilizzato
Strumento | Funzione |
|---|---|
HubSpot | CRM commerciale, gestione trattative e vendite |
Notion | Gestione operativa progetti, task e assegnazioni |
Automazioni di sincronizzazione bidirezionale tra i due sistemi |
Modalità di collaborazione
La collaborazione con il team dell'agenzia è stata agile e focalizzata. Abbiamo potuto concentrarci direttamente sulle automazioni, testandole e perfezionandole in corso d'opera.
Il progetto si è svolto senza particolari complessità: le informazioni erano già ben organizzate, e la richiesta era chiara fin dall'inizio. Questo ci ha permesso di implementare le automazioni in modo rapido ed efficace.
Il risultato ottenuto
Oggi il team dell'agenzia lavora con due sistemi che finalmente si parlano da soli, eliminando completamente il lavoro manuale di trasferimento delle informazioni:
Metriche di successo:
circa 15 ore risparmiate al mese eliminate dal monitoraggio manuale e dal trasferimento delle informazioni tra HubSpot e Notion.
100% delle trattative sincronizzate automaticamente: ogni deal chiuso su HubSpot diventa istantaneamente un progetto operativo su Notion, senza alcun intervento umano.
80% di riduzione degli errori grazie all'eliminazione del passaggio manuale che causava perdita di informazioni e duplicazioni.
70% di lavoro manuale risparmiato: il team non deve più fare da "collante" tra i due sistemi e può concentrarsi su attività a valore aggiunto.
Altri benefici tangibili:
Visibilità in tempo reale su vendite e progetti, con informazioni sempre allineate tra i due sistemi.
Autonomia operativa totale: nessun bisogno di monitoraggio costante o interventi manuali.
Scalabilità garantita: le automazioni gestiscono qualsiasi volume di trattative senza rallentamenti o errori.
Ottimizzazione dei costi: utilizzo intelligente dei crediti Make evitando sprechi di risorse su deal già processati.
Le automazioni sono tuttora utilizzate senza problemi dal team dell'agenzia e continuano a garantire un flusso di lavoro fluido e sincronizzato tra vendite e operatività.
Da reparto vendite e progetti disconnessi tra loro, ad un’automazione che li sincronizza in automatico
Overview del caso studio
Un'agenzia di produzione podcast collabora con brand con l'obiettivo di rendere il mondo dei podcast un canale di vera informazione, crescita e scoperta.
Dal 2017 hanno dato vita a decine di podcast, generando 15 mila episodi, 150 milioni di ascolti e collaborando con decine e decine di importanti aziende italiane.
Tutte queste informazioni, tuttavia, devono essere gestite al meglio.
L'agenzia si trovava a gestire il proprio CRM su due piattaforme separate: HubSpot per la parte commerciale e di vendita, e Notion per la gestione operativa dei progetti e dei task.
Il referente dell'agenzia ci ha contattati con un'esigenza chiara: far comunicare questi due sistemi in modo dinamico, rapido e sincronizzato, eliminando il lavoro manuale di trasferimento delle informazioni e i continui errori che questo processo comportava.
Il problema da cui siamo partiti
La disconnessione tra HubSpot e Notion creava una serie di problemi operativi che rallentavano il team e compromettevano la qualità del lavoro:
Trasferimento manuale delle informazioni: ogni volta che una trattativa veniva chiusa su HubSpot, era necessario creare manualmente il progetto corrispondente su Notion, con tutti i task operativi e le relative assegnazioni.
Perdita di tempo e informazioni: diverse persone dovevano monitorare costantemente entrambi i sistemi per assicurarsi che le informazioni fossero allineate, e molto spesso i dati si perdevano per strada.
Scarsa visibilità: mancanza di sincronizzazione in tempo reale tra vendite e progetti, rendendo difficile avere una visione d'insieme dell'azienda.
Errori e duplicazioni: il rischio costante di creare progetti duplicati o di perdere informazioni critiche durante il passaggio manuale tra i due sistemi.
Impatto economico: il tempo sprecato e gli errori avevano un impatto diretto anche sugli aspetti economici dell'azienda.
Il risultato? Un team costretto a fare da "collante umano" tra due sistemi che avrebbero dovuto parlare da soli.
La soluzione proposta
A differenza di altri progetti più complessi, in questo caso non è stato necessario mappare tutti i processi aziendali o costruire un sistema da zero. Il focus era chiaro e specifico: creare delle automazioni intelligenti che facessero da ponte tra HubSpot e Notion.
Abbiamo progettato e implementato due automazioni su Make che sincronizzano automaticamente i due sistemi sfruttando tempistiche quasi istantanee e ottimizzando i costi operativi.
Come funziona l'automazione
Automazione 1: Da deal chiuso a progetto attivo
Quando una trattativa viene chiusa su HubSpot, l'automazione parte immediatamente e:
Cerca su Notion se esiste già un progetto collegato a quel deal specifico.
Se il progetto non esiste, lo crea automaticamente con tutti i task operativi e le assegnazioni necessarie.
Aggiorna HubSpot segnalando che l'informazione è stata tracciata.
Etichetta e organizza il record su Notion con le proprietà corrette per dare piena visibilità al team.
Automazione 2: Sincronizzazione bidirezionale
Quando un deal viene aggiornato su HubSpot, l'automazione:
Salva l'operazione anche su HubSpot per evitare che i prossimi cicli processino nuovamente deal già gestiti.
Previene sprechi di risorse, crediti e automazioni inutili.
Mantiene i due sistemi sempre allineati in tempo reale.
Ottimizzazione in corso d'opera
Le automazioni sono state costruite in modo iterativo: durante la collaborazione, abbiamo continuato a perfezionarle in base alle richieste specifiche del cliente, adattando il tipo di informazioni da estrarre da HubSpot e ottimizzando il flusso di sincronizzazione.
Abbiamo anche effettuato piccoli interventi di pulizia su Notion per garantire che i dati arrivassero in modo filtrato e ordinato.
Stack tecnologico utilizzato
Strumento | Funzione |
|---|---|
HubSpot | CRM commerciale, gestione trattative e vendite |
Notion | Gestione operativa progetti, task e assegnazioni |
Automazioni di sincronizzazione bidirezionale tra i due sistemi |
Modalità di collaborazione
La collaborazione con il team dell'agenzia è stata agile e focalizzata. Abbiamo potuto concentrarci direttamente sulle automazioni, testandole e perfezionandole in corso d'opera.
Il progetto si è svolto senza particolari complessità: le informazioni erano già ben organizzate, e la richiesta era chiara fin dall'inizio. Questo ci ha permesso di implementare le automazioni in modo rapido ed efficace.
Il risultato ottenuto
Oggi il team dell'agenzia lavora con due sistemi che finalmente si parlano da soli, eliminando completamente il lavoro manuale di trasferimento delle informazioni:
Metriche di successo:
circa 15 ore risparmiate al mese eliminate dal monitoraggio manuale e dal trasferimento delle informazioni tra HubSpot e Notion.
100% delle trattative sincronizzate automaticamente: ogni deal chiuso su HubSpot diventa istantaneamente un progetto operativo su Notion, senza alcun intervento umano.
80% di riduzione degli errori grazie all'eliminazione del passaggio manuale che causava perdita di informazioni e duplicazioni.
70% di lavoro manuale risparmiato: il team non deve più fare da "collante" tra i due sistemi e può concentrarsi su attività a valore aggiunto.
Altri benefici tangibili:
Visibilità in tempo reale su vendite e progetti, con informazioni sempre allineate tra i due sistemi.
Autonomia operativa totale: nessun bisogno di monitoraggio costante o interventi manuali.
Scalabilità garantita: le automazioni gestiscono qualsiasi volume di trattative senza rallentamenti o errori.
Ottimizzazione dei costi: utilizzo intelligente dei crediti Make evitando sprechi di risorse su deal già processati.
Le automazioni sono tuttora utilizzate senza problemi dal team dell'agenzia e continuano a garantire un flusso di lavoro fluido e sincronizzato tra vendite e operatività.
