Da processi HR e Delivery frammentati a un hub operativo automatizzato
Overview del caso studio
Outbound Hub è una realtà specializzata nell'erogazione di servizi di outbound call e lead generation per conto di altre aziende. Il loro modello operativo si basa su team di SDR (Sales Development Representative) che ogni giorno gestiscono decine di chiamate, appuntamenti e report per conto dei loro clienti.
Per la parte commerciale e di tracciamento lead usavano già strumenti dedicati come Attio e Aircall. Il problema? Tutto ciò che riguardava la gestione interna, processi HR, delivery, reportistica, knowledge base, era disperso, non standardizzato e impossibile da controllare in modo centralizzato.
Ci hanno contattati con un obiettivo chiaro: portare ordine operativo su Notion, costruendo un sistema che parlasse con i loro strumenti esistenti e che permettesse al team di lavorare in modo più efficiente, tracciabile e scalabile.
Il problema da cui siamo partiti
Outbound Hub non aveva un problema di strumenti, aveva un problema di sistema. I dati esistevano, ma erano ovunque e da nessuna parte allo stesso tempo.
Ecco cosa affrontavano ogni giorno:
Nessuna centralizzazione: le informazioni su delivery, HR e reportistica erano sparse tra strumenti diversi, senza un punto di riferimento unico.
Reportistica manuale e dispendiosa: ogni SDR doveva aggiornare report in momenti diversi, su fogli separati, con il rischio costante di dati mancanti o incoerenti.
Visibilità zero per il cliente: condividere i dati di performance con i clienti richiedeva export manuali, screenshot e aggiornamenti one-shot, senza dinamicità.
Processi HR non documentati: la gestione del recruiting, delle posizioni aperte e dell'onboarding avveniva in modo informale, senza standard operativi condivisi.
Dati di Attio non accessibili a chi fa delivery: il CRM commerciale e il sistema operativo vivevano in silos separati, con informazioni che non si parlavano.
Nessuna knowledge base strutturata: ogni nuova persona che entrava nel team doveva imparare "ascoltando" i colleghi, senza guide o SOP di riferimento.
Il risultato? Un team capace e motivato che spendeva energia preziosa a fare da collante manuale tra strumenti e informazioni, invece di concentrarsi sul lavoro ad alto valore.
La soluzione proposta
Prima ancora di aprire Notion, abbiamo fatto la cosa più importante: capire i processi.
Workshop di mappatura dei processi
Abbiamo organizzato un workshop dedicato con il team di Outbound Hub, usando tecniche di storyboarding per tracciare visivamente i macro-processi coinvolti nei due flussi principali: HR e Delivery.
Questo ci ha permesso di raccogliere tutto ciò che il team faceva davvero, non solo ciò che pensava di fare, e di trasformarlo in documentazione strutturata: project charter, mappe dei database e mappe di processo dettagliate.
Sistema operativo centralizzato su Notion
Abbiamo costruito un hub operativo su Notion basato su un'architettura relazionale di 10 database interconnessi, progettati per coprire l'intero ciclo operativo: dall'acquisizione del cliente alla delivery del servizio, passando per HR e knowledge management.
Ogni database ha uno scopo preciso e si relaziona agli altri in modo strutturato, eliminando la duplicazione di dati e garantendo che ogni informazione sia inserita una sola volta.
È il cuore dell'intero sistema. Ogni cliente attivo ha la sua scheda progetto con: date di inizio e fine contratto, stato di avanzamento, obiettivi di demo mensile, target pipeline, ICP definito, strategia di messaggistica e link alla campagna su Attio. Da questo database si diramano tutte le relazioni con gli altri moduli.
Le viste principali includono: Progetti Attivi, Progetti in Scadenza, Pipeline Nuovi Progetti e una Dashboard Executive per la leadership.
Ogni progetto ha la propria roadmap con milestone tracciate singolarmente: periodo stimato di inizio e fine, stato (Not Started / In Progress / Blocked / Done), tipo di deliverable (call, documenti, video, report), target numerico e metrica raggiunta. Una formula automatica calcola la percentuale di completamento in tempo reale. È possibile visualizzare le dipendenze tra milestone tramite relazioni interne.
Viste disponibili: Timeline per Progetto, Milestone in Scadenza, Milestone Bloccate, Vista Gantt per trimestre.
Tutta l'operatività quotidiana del team è gestita qui. Ogni task ha assegnatario, deadline, priorità, tipo (kick-off, setup tecnico, report, review…) e story points. Per ogni nuovo cliente, un set di task standard viene creato automaticamente, coprendo tutte le fasi: dall'email di benvenuto con link Notion, alla preparazione della kick-off call, al setup della campagna su Attio, fino alla prima review settimanale.
Viste disponibili: Task per Progetto, Task per Persona, Task in Scadenza, Kanban Board.
Database dedicato al tracciamento quantitativo delle performance per ogni progetto cliente. Registra su base settimanale/mensile: numero demo generate, pipeline generata (€), costo per demo (CPL), conversione percentuale da demo a closed won, fatturato generato, chiamate totali e conversazioni.
Le formule automatiche calcolano: ROI cliente, performance vs target, efficienza SDR (demo per ora lavorata) e tasso di conversione chiamata → demo.
Tracciamento dettagliato di ogni appuntamento prodotto dagli SDR, con stage di avanzamento nel funnel del cliente: Demo Fissato → Demo Fatto → Follow-up → Proposta → Negoziazione → Closed Won / Lost. Una formula calcola automaticamente i giorni trascorsi in ogni stage, segnalando i lead fermi. Include anche il form di compilazione settimanale per il cliente, che aggiorna in autonomia lo stage dei propri lead, alimentando così il quality score di delivery.
Ogni cliente ha la propria sequenza di report settimanali tattici, collegati al progetto di riferimento. Ogni report registra: chiamate ed appuntamenti della settimana, obiezioni ricorrenti, prossimi passi e note dal weekly meeting. L'inserimento è standardizzato e richiede pochi minuti.
Le performance review mensili strategiche con i clienti sono gestite in un database dedicato. Include analisi qualitativa, pipeline totale del mese, percentuale di lead a stage finale, quality score calcolato automaticamente e decisione di rinnovo (Rinnova / Ferma / Da Valutare). Le viste includono un Alert Rinnovi per anticipare le scadenze contrattuali.
Anagrafica completa del team: ruolo, data di ingresso, stato (Attivo / Onboarding / Inattivo), specializzazione per mercato verticale (SaaS, Finance, Healthcare, Real Estate) e lingue parlate. Ogni SDR è collegato ai propri progetti assegnati e al database Performance SDR.
Monitoraggio individuale della produttività: ore lavorate, chiamate effettuate, conversazioni significative, demo generate. Le formule automatiche calcolano il Produttività Score (demo per ora lavorata), il ROI individuale e il confronto con la media del team. I manager possono lasciare note di feedback direttamente nella scheda.
Repository centralizzato di tutto il know-how operativo: script di chiamata per vertical e paese, obiezioni comuni con relative risposte, best practice di qualificazione, guide operative su Attio, materiali di onboarding SDR e template di comunicazione clienti. Ogni risorsa è collegata ai progetti che la utilizzano, con versioning e data di ultimo aggiornamento.
Le viste principali permettono di navigare per Categoria, Mercato Verticale, Più Utilizzate e Da Aggiornare.
Automazioni e integrazioni
La vera svolta è stata collegare il mondo Attio con il mondo Notion, eliminando il silo tra CRM e delivery.
Automazione Attio → Notion: ogni evento tracciato su Attio (appuntamenti, chiamate, aggiornamenti) viene sincronizzato automaticamente nel database corrispondente su Notion entro massimo 15 minuti. Questo garantisce visibilità completa lato delivery senza duplicare il lavoro.
Automazione reportistica riunioni: inserimento facilitato e standardizzato delle riunioni di allineamento col cliente, sia settimanali che mensili, collegate ai progetti attivi.
Automazione trascrizioni call: integrazione delle registrazioni e trascrizioni delle call esterne direttamente in Notion, per mantenere traccia completa di ogni interazione.
Stack tecnologico utilizzato
Strumento | Funzione |
|---|---|
Notion | Hub operativo centrale: delivery, HR, reportistica, knowledge base |
Attio | CRM e tracciamento commerciale (lead, pipeline, appuntamenti) |
Aircall | Gestione e registrazione delle chiamate outbound |
Automazioni: sincronizzazione Attio ↔ Notion, reportistica riunioni, trascrizioni call |
Modalità di collaborazione
Il progetto si è sviluppato in più fasi: analisi iniziale con workshop di storyboarding, costruzione del sistema su un workspace collaborativo Paradygma per il testing, e successivo trasferimento sullo spazio del cliente.
Abbiamo lavorato a stretto contatto con il team durante tutta la fase di sviluppo, con sessioni di allineamento costanti, e abbiamo consegnato una documentazione completa con SOP, guide e video tutorial per garantire piena autonomia operativa.
La collaborazione è tuttora attiva: stiamo sviluppando ulteriori automazioni e nuove funzionalità per far evolvere il sistema insieme al crescere del team.
Il risultato ottenuto
Tutti gli obiettivi concordati sono stati consegnati nei tempi previsti: sistema HR, sistema delivery su Notion, centralizzazione dei flussi e documentazione completa. Il risultato ha superato le aspettative iniziali del cliente.
~5 ore risparmiate a settimana per SDR grazie all'inserimento dati centralizzato e alle dashboard auto-aggiornate, eliminando doppie registrazioni e aggiornamenti su fogli sparsi.
100% degli obiettivi di progetto consegnati nei tempi concordati, inclusi sistema HR, sistema delivery e documentazione operativa completa.
Reportistica cliente azzerata come attività manuale: ogni cliente ha ora la sua pagina dinamica condivisibile e aggiornata in tempo reale, senza più export o screenshot.
Knowledge base operativa da zero: l'intero know-how del team, processi, SOP, guide Notion, è ora documentato, accessibile e pronto per scalare con nuove risorse.
"Gli output hanno superato le nostre aspettative iniziali. La collaborazione è stata ottimale: risposte rapide, aggiustamenti immediati in base ai nostri feedback. Un team con cui lavorare è stato davvero semplice."
Paolo, founder di Outbound Hub
“Prima lavoravo 12 ore al giorno a causa di un sistema di gestione non efficiente, ora grazie a quello che hanno costruito i ragazzi di Paradygma, ne lavoro forse la metà”
Da processi HR e Delivery frammentati a un hub operativo automatizzato
Overview del caso studio
Outbound Hub è una realtà specializzata nell'erogazione di servizi di outbound call e lead generation per conto di altre aziende. Il loro modello operativo si basa su team di SDR (Sales Development Representative) che ogni giorno gestiscono decine di chiamate, appuntamenti e report per conto dei loro clienti.
Per la parte commerciale e di tracciamento lead usavano già strumenti dedicati come Attio e Aircall. Il problema? Tutto ciò che riguardava la gestione interna, processi HR, delivery, reportistica, knowledge base, era disperso, non standardizzato e impossibile da controllare in modo centralizzato.
Ci hanno contattati con un obiettivo chiaro: portare ordine operativo su Notion, costruendo un sistema che parlasse con i loro strumenti esistenti e che permettesse al team di lavorare in modo più efficiente, tracciabile e scalabile.
Il problema da cui siamo partiti
Outbound Hub non aveva un problema di strumenti, aveva un problema di sistema. I dati esistevano, ma erano ovunque e da nessuna parte allo stesso tempo.
Ecco cosa affrontavano ogni giorno:
Nessuna centralizzazione: le informazioni su delivery, HR e reportistica erano sparse tra strumenti diversi, senza un punto di riferimento unico.
Reportistica manuale e dispendiosa: ogni SDR doveva aggiornare report in momenti diversi, su fogli separati, con il rischio costante di dati mancanti o incoerenti.
Visibilità zero per il cliente: condividere i dati di performance con i clienti richiedeva export manuali, screenshot e aggiornamenti one-shot, senza dinamicità.
Processi HR non documentati: la gestione del recruiting, delle posizioni aperte e dell'onboarding avveniva in modo informale, senza standard operativi condivisi.
Dati di Attio non accessibili a chi fa delivery: il CRM commerciale e il sistema operativo vivevano in silos separati, con informazioni che non si parlavano.
Nessuna knowledge base strutturata: ogni nuova persona che entrava nel team doveva imparare "ascoltando" i colleghi, senza guide o SOP di riferimento.
Il risultato? Un team capace e motivato che spendeva energia preziosa a fare da collante manuale tra strumenti e informazioni, invece di concentrarsi sul lavoro ad alto valore.
La soluzione proposta
Prima ancora di aprire Notion, abbiamo fatto la cosa più importante: capire i processi.
Workshop di mappatura dei processi
Abbiamo organizzato un workshop dedicato con il team di Outbound Hub, usando tecniche di storyboarding per tracciare visivamente i macro-processi coinvolti nei due flussi principali: HR e Delivery.
Questo ci ha permesso di raccogliere tutto ciò che il team faceva davvero, non solo ciò che pensava di fare, e di trasformarlo in documentazione strutturata: project charter, mappe dei database e mappe di processo dettagliate.
Sistema operativo centralizzato su Notion
Abbiamo costruito un hub operativo su Notion basato su un'architettura relazionale di 10 database interconnessi, progettati per coprire l'intero ciclo operativo: dall'acquisizione del cliente alla delivery del servizio, passando per HR e knowledge management.
Ogni database ha uno scopo preciso e si relaziona agli altri in modo strutturato, eliminando la duplicazione di dati e garantendo che ogni informazione sia inserita una sola volta.
È il cuore dell'intero sistema. Ogni cliente attivo ha la sua scheda progetto con: date di inizio e fine contratto, stato di avanzamento, obiettivi di demo mensile, target pipeline, ICP definito, strategia di messaggistica e link alla campagna su Attio. Da questo database si diramano tutte le relazioni con gli altri moduli.
Le viste principali includono: Progetti Attivi, Progetti in Scadenza, Pipeline Nuovi Progetti e una Dashboard Executive per la leadership.
Ogni progetto ha la propria roadmap con milestone tracciate singolarmente: periodo stimato di inizio e fine, stato (Not Started / In Progress / Blocked / Done), tipo di deliverable (call, documenti, video, report), target numerico e metrica raggiunta. Una formula automatica calcola la percentuale di completamento in tempo reale. È possibile visualizzare le dipendenze tra milestone tramite relazioni interne.
Viste disponibili: Timeline per Progetto, Milestone in Scadenza, Milestone Bloccate, Vista Gantt per trimestre.
Tutta l'operatività quotidiana del team è gestita qui. Ogni task ha assegnatario, deadline, priorità, tipo (kick-off, setup tecnico, report, review…) e story points. Per ogni nuovo cliente, un set di task standard viene creato automaticamente, coprendo tutte le fasi: dall'email di benvenuto con link Notion, alla preparazione della kick-off call, al setup della campagna su Attio, fino alla prima review settimanale.
Viste disponibili: Task per Progetto, Task per Persona, Task in Scadenza, Kanban Board.
Database dedicato al tracciamento quantitativo delle performance per ogni progetto cliente. Registra su base settimanale/mensile: numero demo generate, pipeline generata (€), costo per demo (CPL), conversione percentuale da demo a closed won, fatturato generato, chiamate totali e conversazioni.
Le formule automatiche calcolano: ROI cliente, performance vs target, efficienza SDR (demo per ora lavorata) e tasso di conversione chiamata → demo.
Tracciamento dettagliato di ogni appuntamento prodotto dagli SDR, con stage di avanzamento nel funnel del cliente: Demo Fissato → Demo Fatto → Follow-up → Proposta → Negoziazione → Closed Won / Lost. Una formula calcola automaticamente i giorni trascorsi in ogni stage, segnalando i lead fermi. Include anche il form di compilazione settimanale per il cliente, che aggiorna in autonomia lo stage dei propri lead, alimentando così il quality score di delivery.
Ogni cliente ha la propria sequenza di report settimanali tattici, collegati al progetto di riferimento. Ogni report registra: chiamate ed appuntamenti della settimana, obiezioni ricorrenti, prossimi passi e note dal weekly meeting. L'inserimento è standardizzato e richiede pochi minuti.
Le performance review mensili strategiche con i clienti sono gestite in un database dedicato. Include analisi qualitativa, pipeline totale del mese, percentuale di lead a stage finale, quality score calcolato automaticamente e decisione di rinnovo (Rinnova / Ferma / Da Valutare). Le viste includono un Alert Rinnovi per anticipare le scadenze contrattuali.
Anagrafica completa del team: ruolo, data di ingresso, stato (Attivo / Onboarding / Inattivo), specializzazione per mercato verticale (SaaS, Finance, Healthcare, Real Estate) e lingue parlate. Ogni SDR è collegato ai propri progetti assegnati e al database Performance SDR.
Monitoraggio individuale della produttività: ore lavorate, chiamate effettuate, conversazioni significative, demo generate. Le formule automatiche calcolano il Produttività Score (demo per ora lavorata), il ROI individuale e il confronto con la media del team. I manager possono lasciare note di feedback direttamente nella scheda.
Repository centralizzato di tutto il know-how operativo: script di chiamata per vertical e paese, obiezioni comuni con relative risposte, best practice di qualificazione, guide operative su Attio, materiali di onboarding SDR e template di comunicazione clienti. Ogni risorsa è collegata ai progetti che la utilizzano, con versioning e data di ultimo aggiornamento.
Le viste principali permettono di navigare per Categoria, Mercato Verticale, Più Utilizzate e Da Aggiornare.
Automazioni e integrazioni
La vera svolta è stata collegare il mondo Attio con il mondo Notion, eliminando il silo tra CRM e delivery.
Automazione Attio → Notion: ogni evento tracciato su Attio (appuntamenti, chiamate, aggiornamenti) viene sincronizzato automaticamente nel database corrispondente su Notion entro massimo 15 minuti. Questo garantisce visibilità completa lato delivery senza duplicare il lavoro.
Automazione reportistica riunioni: inserimento facilitato e standardizzato delle riunioni di allineamento col cliente, sia settimanali che mensili, collegate ai progetti attivi.
Automazione trascrizioni call: integrazione delle registrazioni e trascrizioni delle call esterne direttamente in Notion, per mantenere traccia completa di ogni interazione.
Stack tecnologico utilizzato
Strumento | Funzione |
|---|---|
Notion | Hub operativo centrale: delivery, HR, reportistica, knowledge base |
Attio | CRM e tracciamento commerciale (lead, pipeline, appuntamenti) |
Aircall | Gestione e registrazione delle chiamate outbound |
Automazioni: sincronizzazione Attio ↔ Notion, reportistica riunioni, trascrizioni call |
Modalità di collaborazione
Il progetto si è sviluppato in più fasi: analisi iniziale con workshop di storyboarding, costruzione del sistema su un workspace collaborativo Paradygma per il testing, e successivo trasferimento sullo spazio del cliente.
Abbiamo lavorato a stretto contatto con il team durante tutta la fase di sviluppo, con sessioni di allineamento costanti, e abbiamo consegnato una documentazione completa con SOP, guide e video tutorial per garantire piena autonomia operativa.
La collaborazione è tuttora attiva: stiamo sviluppando ulteriori automazioni e nuove funzionalità per far evolvere il sistema insieme al crescere del team.
Il risultato ottenuto
Tutti gli obiettivi concordati sono stati consegnati nei tempi previsti: sistema HR, sistema delivery su Notion, centralizzazione dei flussi e documentazione completa. Il risultato ha superato le aspettative iniziali del cliente.
~5 ore risparmiate a settimana per SDR grazie all'inserimento dati centralizzato e alle dashboard auto-aggiornate, eliminando doppie registrazioni e aggiornamenti su fogli sparsi.
100% degli obiettivi di progetto consegnati nei tempi concordati, inclusi sistema HR, sistema delivery e documentazione operativa completa.
Reportistica cliente azzerata come attività manuale: ogni cliente ha ora la sua pagina dinamica condivisibile e aggiornata in tempo reale, senza più export o screenshot.
Knowledge base operativa da zero: l'intero know-how del team, processi, SOP, guide Notion, è ora documentato, accessibile e pronto per scalare con nuove risorse.
"Gli output hanno superato le nostre aspettative iniziali. La collaborazione è stata ottimale: risposte rapide, aggiustamenti immediati in base ai nostri feedback. Un team con cui lavorare è stato davvero semplice."
Paolo, founder di Outbound Hub
“Prima lavoravo 12 ore al giorno a causa di un sistema di gestione non efficiente, ora grazie a quello che hanno costruito i ragazzi di Paradygma, ne lavoro forse la metà”
in conclusione progetto
