Da ore di lavoro manuale a report automatici in un solo click
Overview
Flatmates è un’agenzia di influencer marketing, studio di produzione video e media company fondata dallo Youtuber Marcello Ascani insieme a Gummy Industries, con l’obiettivo di realizzare contenuti memorabili per i brand clienti.
Marcello in particolare è un assiduo utilizzatore di Notion da anni e moltissime persone in Italia conoscono lo strumento grazie a lui. Da subito, tuttavia, abbiamo capito che potevamo aiutarlo a fare ancora meglio nella gestione di Flatmates.
L’agenzia, infatti, lavora con centinaia di Creators e aziende importanti, arrivando a generare centinaia di campagne l’anno. Rivoluzionare la gestione di un’agenzia di influencer marketing con Notion, è la sfida di questo caso studio.
Il problema
Flatmates gestiva il proprio lavoro con diversi strumenti, in particolare Notion e Google Sheets.
Il risultato era quindi un Notion pieno di subpages e ben pochi database, cosa che non permette la piena organizzazione e comunicazione tra le informazioni, ma anche link a file esterni per gestire alcuni aspetti.
Questo è il modo in cui si presentava lo spazio Notion di Flatmates prima del nostro intervento.
Per quanto non fosse troppo debilitante come organizzazione, abbiamo deciso di fare le cose per bene e rendere il tutto molto più organizzato.
L’obiettivo del progetto
L’obiettivo del progetto, dunque, è stato quello di migliorare il sistema Notion di Flatmates, in particolare per gli aspetti dell’attività commerciale e gestione progetti, facendolo diventare l’unico strumento utilizzato dall’agenzia.
Il processo di lavoro
Come prima cosa siamo partiti dal processo commerciale che in Flatmates era ben definito, lo abbiamo mappato su Figma.
Utilizzando il framework del Critical Client Flow abbiamo individuato tutti i punti di contatto con il potenziale cliente e abbiamo analizzato il processo.
I prospect di Flatmates arrivano da diversi canali, molti da contatto personale con Marcello, a tutti viene proposto un primo form di selezione per andare a scremare i progetti più validi e da approfondire.
Dopo una prima selezione, i prospect che passano vengono portati in call dove, in modo abbastanza standard, vengono definiti gli obiettivi della campagna, i tempi e il budget.
Viene preparata la proposta che viene presentata in una seconda call in cui può avvenire anche la negoziazione.
Una volta firmata la collaborazione, si definisce il brief e lo si invia al creator, account e talent manager.
A quel punto il progetto inizia ufficialmente.
Costruzione della prima versione del nuovo sistema Notion di Flatmates
Partendo da questo processo abbiamo iniziato a costruire il sistema su Notion, partendo proprio dalle sorgenti dei database principali.
Il database dei creator non è altro che l’import di un file Google Sheets in cui venivano archiviati contatti e metriche di più di 1300 creators italiani ed esteri.
Il database delle aziende e quello dei progetti sono stati il risultato dello scorporamento di un Google Sheet chiamato “commerciale” e che includeva, in modo poco chiaro tutti i dati dei progetti e anche quelli di ingresso del cliente.
Come consulenti abbiamo preferito separare i due database e poi collegarli tra loro tramite relation.
Il database dei progetti contiene il nome dello stesso, il valore totale, lo status, alcune date utili, l’area di riferimento e i vari calcoli di marginalità tolte le fee e i costi.
Per migliorare la fruibilità delle informazioni da parte del team, abbiamo creato diverse viste del database progetti come, ad esempio, quella a kanban per avere un’idea generale degli status.
In maniera analoga è stato strutturato anche il database aziende contente il nome dell’azienda, il collegamento con il database progetti, la formula che indica la somma del valore dei vari progetti, il contatto con l’azienda e il suo status, eccetera.
Sotto richiesta del team, abbiamo creato una vista che raggruppa i progetti in base al cliente e mostra il totale del loro valore. La formula calcola il valore dei soli progetti attivi.
L’aggiunta di ulteriori database al sistema di gestione dell’agenzia
Poco dopo aver iniziato a creare i database principali, ci siamo resi conto che questi non erano sufficienti per gestire a 360 gradi il lavoro dell’agenzia.
In particolare mancava un database fondamentale, fulcro di tutto il lavoro aziendale: quello dei contenuti.
Il database dei contenuti è ben collegato con l’azienda e il progetto di riferimento, nonché con il creator coinvolto. Tiene inoltre traccia dello status del contenuto e la sua tipologia.
I database team e ferie servono per gestire tutti gli aspetti del personale di Flatmates e le loro ferie tramite un semplice meccanismo di status richiesta e approvazione.
Automazione personalizzata per la gestione delle campagne dell’agenzia
Il team di Flatmates ci ha richiesto un’automazione molto specifica che potesse tenere traccia dell’andamento delle campagne, composte da diversi video su diversi canali YouTube, in modo totalmente gratuito.
Il meccanismo è semplice: una persona del team Flatmates copia e incolla l’URL del o dei video di interesse da YouTube nel database e clicca sul pulsante “raccogli statistiche” che scatena l’automazione e pubblica le metriche raccolte direttamente da YouTube.
Per aggiornare le metriche di tutti i video contemporaneamente, è sufficiente andare nella vista di database poco sotto e cliccare sul pulsante “aggiorna statistiche di tutti i video”.
Infine, per fornire al team un report più preciso, abbiamo aggiunto una sezione con delle analytics e dei grafici.
L’automazione in questione, creata su Make, è il collegamento tra Notion, YouTube e Google Sheets. Quest’ultimo è stato il nostro modo di ovviare al problema della mancanza di grafici in Notion.
Creazione della dashboard personale e delle sotto pagine del sistema per l’agenzia
Come spesso facciamo, nella home del sistema inseriamo una serie di viste personalizzate dei database più importanti. Tramite il filtro dinamico “me”, infatti, chiunque acceda a quella pagina, vedrà come prima cosa solo le informazioni che lo riguardano direttamente.
Per ogni macro-area, inoltre, abbiamo creato delle sotto pagine che fungono da menù e contengono delle viste utili di quei database principali.
Ad esempio, in “creators e contenuti” si vedono tutti i contenuti a seconda del loro status e i contenuti divisi per creator.
Modalità di collaborazione
La collaborazione con il team di Flatmates è stata molto agile e facilitata da una comunicazione chiara, diretta e molto frequente. In particolare abbiamo svolto qualche call di allineamento con il COO Alessandro e Marcello stesso per entrare a pieno nel funzionamento dell’azienda e comprenderla.
Anzitutto, all’inizio di ogni nostra collaborazione, condividiamo con il cliente il Collaborative Workspace, ovvero una pagina Notion, in cui può vedere, sin dal primo giorno, la costruzione in progress e commentarla. Inoltre, al suo interno, per avere tutto in un unico luogo e in modo ordinato, inseriamo tutti i materiali e i video tutorial prodotti durante la collaborazione.
Il risultato della rivoluzione del sistema di gestione dell’agenzia
Il team di Flatmates aveva un problema importante, ma limitato e tranquillamente gestibile con Notion e qualche automazione, così come abbiamo fatto.
Nonostante di base ci fosse già una buona organizzazione, il nostro intervento ha permesso di mettere ancora più ordine ed efficienza, limitando il numero di tool e automatizzando processi che altrimenti sarebbero stati svolti a mano.
Risultati concreti ottenuti:
10+ ore risparmiate al mese grazie all'automazione della raccolta analytics YouTube, che prima richiedeva lavoro manuale per ogni singola campagna.
100% delle metriche raccolte automaticamente in un solo click invece che in ore di inserimento manuale, con aggiornamenti in tempo reale per tutti i video.
Riduzione del 75% del lavoro manuale nell'aggiornamento e monitoraggio delle campagne grazie ai database interconnessi e dashboard dinamiche.
Consolidamento da 2 tool a 1 sistema centralizzato, eliminando la dispersione di informazioni tra Notion e Google Sheets per oltre 1300 creators.
Il team ora possiede un sistema di cui è estremamente soddisfatto e che si può ulteriormente migliorare per renderlo ancora più personalizzato.
Per celebrare il successo di questa collaborazione abbiamo persino registrato un video per il canale YouTube di Marcello che è possibile visionare a questo link: https://www.youtube.com/watch?v=4OupyZ9kDic&t=241s
Da ore di lavoro manuale a report automatici in un solo click
Overview
Flatmates è un’agenzia di influencer marketing, studio di produzione video e media company fondata dallo Youtuber Marcello Ascani insieme a Gummy Industries, con l’obiettivo di realizzare contenuti memorabili per i brand clienti.
Marcello in particolare è un assiduo utilizzatore di Notion da anni e moltissime persone in Italia conoscono lo strumento grazie a lui. Da subito, tuttavia, abbiamo capito che potevamo aiutarlo a fare ancora meglio nella gestione di Flatmates.
L’agenzia, infatti, lavora con centinaia di Creators e aziende importanti, arrivando a generare centinaia di campagne l’anno. Rivoluzionare la gestione di un’agenzia di influencer marketing con Notion, è la sfida di questo caso studio.
Il problema
Flatmates gestiva il proprio lavoro con diversi strumenti, in particolare Notion e Google Sheets.
Il risultato era quindi un Notion pieno di subpages e ben pochi database, cosa che non permette la piena organizzazione e comunicazione tra le informazioni, ma anche link a file esterni per gestire alcuni aspetti.
Questo è il modo in cui si presentava lo spazio Notion di Flatmates prima del nostro intervento.
Per quanto non fosse troppo debilitante come organizzazione, abbiamo deciso di fare le cose per bene e rendere il tutto molto più organizzato.
L’obiettivo del progetto
L’obiettivo del progetto, dunque, è stato quello di migliorare il sistema Notion di Flatmates, in particolare per gli aspetti dell’attività commerciale e gestione progetti, facendolo diventare l’unico strumento utilizzato dall’agenzia.
Il processo di lavoro
Come prima cosa siamo partiti dal processo commerciale che in Flatmates era ben definito, lo abbiamo mappato su Figma.
Utilizzando il framework del Critical Client Flow abbiamo individuato tutti i punti di contatto con il potenziale cliente e abbiamo analizzato il processo.
I prospect di Flatmates arrivano da diversi canali, molti da contatto personale con Marcello, a tutti viene proposto un primo form di selezione per andare a scremare i progetti più validi e da approfondire.
Dopo una prima selezione, i prospect che passano vengono portati in call dove, in modo abbastanza standard, vengono definiti gli obiettivi della campagna, i tempi e il budget.
Viene preparata la proposta che viene presentata in una seconda call in cui può avvenire anche la negoziazione.
Una volta firmata la collaborazione, si definisce il brief e lo si invia al creator, account e talent manager.
A quel punto il progetto inizia ufficialmente.
Costruzione della prima versione del nuovo sistema Notion di Flatmates
Partendo da questo processo abbiamo iniziato a costruire il sistema su Notion, partendo proprio dalle sorgenti dei database principali.
Il database dei creator non è altro che l’import di un file Google Sheets in cui venivano archiviati contatti e metriche di più di 1300 creators italiani ed esteri.
Il database delle aziende e quello dei progetti sono stati il risultato dello scorporamento di un Google Sheet chiamato “commerciale” e che includeva, in modo poco chiaro tutti i dati dei progetti e anche quelli di ingresso del cliente.
Come consulenti abbiamo preferito separare i due database e poi collegarli tra loro tramite relation.
Il database dei progetti contiene il nome dello stesso, il valore totale, lo status, alcune date utili, l’area di riferimento e i vari calcoli di marginalità tolte le fee e i costi.
Per migliorare la fruibilità delle informazioni da parte del team, abbiamo creato diverse viste del database progetti come, ad esempio, quella a kanban per avere un’idea generale degli status.
In maniera analoga è stato strutturato anche il database aziende contente il nome dell’azienda, il collegamento con il database progetti, la formula che indica la somma del valore dei vari progetti, il contatto con l’azienda e il suo status, eccetera.
Sotto richiesta del team, abbiamo creato una vista che raggruppa i progetti in base al cliente e mostra il totale del loro valore. La formula calcola il valore dei soli progetti attivi.
L’aggiunta di ulteriori database al sistema di gestione dell’agenzia
Poco dopo aver iniziato a creare i database principali, ci siamo resi conto che questi non erano sufficienti per gestire a 360 gradi il lavoro dell’agenzia.
In particolare mancava un database fondamentale, fulcro di tutto il lavoro aziendale: quello dei contenuti.
Il database dei contenuti è ben collegato con l’azienda e il progetto di riferimento, nonché con il creator coinvolto. Tiene inoltre traccia dello status del contenuto e la sua tipologia.
I database team e ferie servono per gestire tutti gli aspetti del personale di Flatmates e le loro ferie tramite un semplice meccanismo di status richiesta e approvazione.
Automazione personalizzata per la gestione delle campagne dell’agenzia
Il team di Flatmates ci ha richiesto un’automazione molto specifica che potesse tenere traccia dell’andamento delle campagne, composte da diversi video su diversi canali YouTube, in modo totalmente gratuito.
Il meccanismo è semplice: una persona del team Flatmates copia e incolla l’URL del o dei video di interesse da YouTube nel database e clicca sul pulsante “raccogli statistiche” che scatena l’automazione e pubblica le metriche raccolte direttamente da YouTube.
Per aggiornare le metriche di tutti i video contemporaneamente, è sufficiente andare nella vista di database poco sotto e cliccare sul pulsante “aggiorna statistiche di tutti i video”.
Infine, per fornire al team un report più preciso, abbiamo aggiunto una sezione con delle analytics e dei grafici.
L’automazione in questione, creata su Make, è il collegamento tra Notion, YouTube e Google Sheets. Quest’ultimo è stato il nostro modo di ovviare al problema della mancanza di grafici in Notion.
Creazione della dashboard personale e delle sotto pagine del sistema per l’agenzia
Come spesso facciamo, nella home del sistema inseriamo una serie di viste personalizzate dei database più importanti. Tramite il filtro dinamico “me”, infatti, chiunque acceda a quella pagina, vedrà come prima cosa solo le informazioni che lo riguardano direttamente.
Per ogni macro-area, inoltre, abbiamo creato delle sotto pagine che fungono da menù e contengono delle viste utili di quei database principali.
Ad esempio, in “creators e contenuti” si vedono tutti i contenuti a seconda del loro status e i contenuti divisi per creator.
Modalità di collaborazione
La collaborazione con il team di Flatmates è stata molto agile e facilitata da una comunicazione chiara, diretta e molto frequente. In particolare abbiamo svolto qualche call di allineamento con il COO Alessandro e Marcello stesso per entrare a pieno nel funzionamento dell’azienda e comprenderla.
Anzitutto, all’inizio di ogni nostra collaborazione, condividiamo con il cliente il Collaborative Workspace, ovvero una pagina Notion, in cui può vedere, sin dal primo giorno, la costruzione in progress e commentarla. Inoltre, al suo interno, per avere tutto in un unico luogo e in modo ordinato, inseriamo tutti i materiali e i video tutorial prodotti durante la collaborazione.
Il risultato della rivoluzione del sistema di gestione dell’agenzia
Il team di Flatmates aveva un problema importante, ma limitato e tranquillamente gestibile con Notion e qualche automazione, così come abbiamo fatto.
Nonostante di base ci fosse già una buona organizzazione, il nostro intervento ha permesso di mettere ancora più ordine ed efficienza, limitando il numero di tool e automatizzando processi che altrimenti sarebbero stati svolti a mano.
Risultati concreti ottenuti:
10+ ore risparmiate al mese grazie all'automazione della raccolta analytics YouTube, che prima richiedeva lavoro manuale per ogni singola campagna.
100% delle metriche raccolte automaticamente in un solo click invece che in ore di inserimento manuale, con aggiornamenti in tempo reale per tutti i video.
Riduzione del 75% del lavoro manuale nell'aggiornamento e monitoraggio delle campagne grazie ai database interconnessi e dashboard dinamiche.
Consolidamento da 2 tool a 1 sistema centralizzato, eliminando la dispersione di informazioni tra Notion e Google Sheets per oltre 1300 creators.
Il team ora possiede un sistema di cui è estremamente soddisfatto e che si può ulteriormente migliorare per renderlo ancora più personalizzato.
Per celebrare il successo di questa collaborazione abbiamo persino registrato un video per il canale YouTube di Marcello che è possibile visionare a questo link: https://www.youtube.com/watch?v=4OupyZ9kDic&t=241s
