Da decine di follow-up manuali a CRM sempre sincronizzato
Overview:
University Network è la startup leader in Italia sul target universitario con oltre 1 milione di studenti e in costante crescita. Il loro obiettivo è quello di rendere l'integrazione delle matricole e degli studenti un processo più semplice ed agevolato.
L’attività commerciale con moltissime aziende è al centro del lavoro quotidiano della startup. Gestire il processo commerciale di una startup come University Network è la sfida di questo caso studio.
The problem:
University Network non deve gestire “solamente” una vastissima community di studenti, fornendo costante valore in termini di contenuti, welfare, eventi, ma deve anche portare a termine molti contratti con grandi aziende.
Dovendo gestire un complesso processo commerciale con molteplici aziende di diversi settori, spesso corporate, e con pacchetti personalizzati per ciascuna, il team sales di University Network necessitava di un gestionale delle operazioni sales a 360 gradi.
Il cliente aveva esigenze molto specifiche in termini di segmentazione delle aziende con cui si interfacciava, follow up automatizzati e schede cliente con al loro interno tutte le informazioni necessarie.
The goal of the project:
L’obiettivo del progetto, dunque, è stato quello di costruire un database principale che fungesse da CRM, con diverse viste e proprietà a seconda delle esigenze specifiche del team di vendita.
The work process:
Come prima cosa siamo partiti dal processo di vendita di University Network che ci è stato descritto nel dettaglio in call di kick-off e l’abbiamo mappato.
Da questa mappa, utile a livello grafico, abbiamo mappato il processo di vendita di UN, creando un SOP (standard operating procedures) che è rimasto al team.
In base alle informazioni raccolte, abbiamo costruito 3 database Master, ovvero i 3 database principali da cui poi saremmo andati a creare le viste. Database aziende, contatti e agenzie. Questi 3 database sono stati inseriti in una sezione apposita e dedicata, con accesso limitato, chiamata “Sorgenti Database”.
Tutti e 3 i database possiedono delle specifiche proprietà create in base alle richieste del team. Il database aziende è il repository di tutte le aziende e le informazioni riguardanti queste ultime. Il database contatti contiene le informazioni delle persone che sono dietro le aziende. Il database agenzie contiene le agenzie che spesso stanno dietro alla parte marketing delle grandi aziende con cui lavora University Network. Tutti e tre questi database sono tra loro collegati tramite proprietà relations e relativi rollups che riportano le informazioni senza doverle ricopiare ogni volta.
Successivamente abbiamo creato, nella pagina Sales, delle viste di quegli stessi database Master per favorire ai commerciali la gestione dei clienti. Una prima sezione è quella della “Check in dashboard”, ovvero una vista del database aziende con il filtro attivo solo sue quelle aziende da sentire. Le aziende da sentire vengono stabilite grazie ad un formula che calcola, una volta inserita la data dell’ultimo contatto e la frequenza, in giorni, di quanto si vuole sentire il prospect, e segnala quando è arrivato il giorno di scadenza.
La classica vista Pipeline permette di vedere in visualizzazione kanban, lo status del rapporto con determinate aziende.
Nella sezione Pipeline, inoltre, il cliente ci ha chiesto di creare molteplici viste, con relativi filtri che mostrassero solo le informazioni che si volevano visualizzare. Ad esempio: solo le aziende qualificate, quelle in trattativa, i clienti attivi, anche in diverse visualizzazioni.
Il cliente aveva esigenze molto specifiche in termini di tracciamento dei follow up, per non perdersi nessun contatto e automatizzare il più possibile i reminder. Per questo motivo abbiamo creato delle proprietà molto specifiche.
Un’ulteriore richiesta specifica che ci è stata fatta riguardava la segmentazione delle aziende in termini di valore dei progetti che si stanno seguendo insieme. Abbiamo quindi creato una formula che, in base al range di prezzo fornito, classificasse l’azienda come “tester”, “piccola”, “media”, “grande”.
Per efficientare il lavoro, per ogni database abbiamo creato un template “Nuovo Item”. Da attivare ogni volta che si deve inserire un nuovo elemento (sia esso un contatto, un’azienda o un’agenzia), con dei campi già pronti al suo interno, per non doverlo creare ogni volta nuovo e riempire le informazioni. In particolare, nel template “Nuova Azienda”, abbiamo inserito la vista filtrata dei contatti di quella azienda e quella dei progetti quando, in futuro, ce ne saranno.
Modalità di collaborazione:
La collaborazione con il team di University Network è stata molto agile e facilitata da una comunicazione chiara, diretta e spesso asincrona, ma gestita secondo un processo ben specifico.
Anzitutto, all’inizio di ogni nostra collaborazione, condividiamo con il cliente il Collaborative Workspace, ovvero una pagina Notion, in cui il cliente può vedere, sin dal primo giorno, la costruzione in progress e commentarla. Inoltre, al suo interno, per avere tutto in un unico luogo e in modo ordinato, inseriamo tutti i materiali e i video tutorial prodotti durante la collaborazione.
Dopodiché siamo stati inseriti nel canale Slack di University Network così da potersi interfacciare facilmente e in modo immediato con i collaboratori coinvolti nella creazione del sistema su Notion.
Invece di organizzare tante call per la spiegazione di ogni minima modifica al workspace, abbiamo preferito un approccio asincrono e più agile. Massimo un paio di volte a settimana, venivano condivisi dei video-rilasci di massimo 5 minuti che aggiornavano il team sulle ultime modifiche eseguite.
Infine, per gli aspetti cruciali e come approfondito aggiornamento periodico per la raccolta delle domande, sono state organizzate delle brevi call di allineamento.
The outcome:
Il team si è ritenuto assolutamente soddisfatto di ciò che è stato costruito. University Network ha ottenuto una mappatura efficace del processo di vendita e un sistema su Notion personalizzato per gestire aziende e contatti durante tutto il processo di vendita.
Risultati concreti ottenuti:
12 ore risparmiate al mese grazie alle formule automatiche che calcolano reminder follow-up: da controllo manuale quotidiano di decine di aziende a dashboard che segnala automaticamente chi contattare.
90% di riduzione degli errori nella gestione contatti attraverso relations e rollups tra 3 database interconnessi: nessuna informazione da ricopiare manualmente, tutto sincronizzato automaticamente.
100% della segmentazione automatizzata: da classificazione manuale corporate/piccole/medie a formula che categorizza automaticamente le aziende in base al valore del progetto.
80% di riduzione del tempo nell'inserimento nuovi elementi grazie a template standardizzati per aziende, contatti e agenzie con campi pre-compilati e viste filtrate integrate.
Il sistema ora supporta efficientemente la gestione di contratti con molteplici aziende corporate, garantendo che nessun follow-up venga dimenticato e che la community di oltre 1 milione di studenti sia sempre supportata.
Da decine di follow-up manuali a CRM sempre sincronizzato
Overview:
University Network è la startup leader in Italia sul target universitario con oltre 1 milione di studenti e in costante crescita. Il loro obiettivo è quello di rendere l'integrazione delle matricole e degli studenti un processo più semplice ed agevolato.
L’attività commerciale con moltissime aziende è al centro del lavoro quotidiano della startup. Gestire il processo commerciale di una startup come University Network è la sfida di questo caso studio.
The problem:
University Network non deve gestire “solamente” una vastissima community di studenti, fornendo costante valore in termini di contenuti, welfare, eventi, ma deve anche portare a termine molti contratti con grandi aziende.
Dovendo gestire un complesso processo commerciale con molteplici aziende di diversi settori, spesso corporate, e con pacchetti personalizzati per ciascuna, il team sales di University Network necessitava di un gestionale delle operazioni sales a 360 gradi.
Il cliente aveva esigenze molto specifiche in termini di segmentazione delle aziende con cui si interfacciava, follow up automatizzati e schede cliente con al loro interno tutte le informazioni necessarie.
The goal of the project:
L’obiettivo del progetto, dunque, è stato quello di costruire un database principale che fungesse da CRM, con diverse viste e proprietà a seconda delle esigenze specifiche del team di vendita.
The work process:
Come prima cosa siamo partiti dal processo di vendita di University Network che ci è stato descritto nel dettaglio in call di kick-off e l’abbiamo mappato.
Da questa mappa, utile a livello grafico, abbiamo mappato il processo di vendita di UN, creando un SOP (standard operating procedures) che è rimasto al team.
In base alle informazioni raccolte, abbiamo costruito 3 database Master, ovvero i 3 database principali da cui poi saremmo andati a creare le viste. Database aziende, contatti e agenzie. Questi 3 database sono stati inseriti in una sezione apposita e dedicata, con accesso limitato, chiamata “Sorgenti Database”.
Tutti e 3 i database possiedono delle specifiche proprietà create in base alle richieste del team. Il database aziende è il repository di tutte le aziende e le informazioni riguardanti queste ultime. Il database contatti contiene le informazioni delle persone che sono dietro le aziende. Il database agenzie contiene le agenzie che spesso stanno dietro alla parte marketing delle grandi aziende con cui lavora University Network. Tutti e tre questi database sono tra loro collegati tramite proprietà relations e relativi rollups che riportano le informazioni senza doverle ricopiare ogni volta.
Successivamente abbiamo creato, nella pagina Sales, delle viste di quegli stessi database Master per favorire ai commerciali la gestione dei clienti. Una prima sezione è quella della “Check in dashboard”, ovvero una vista del database aziende con il filtro attivo solo sue quelle aziende da sentire. Le aziende da sentire vengono stabilite grazie ad un formula che calcola, una volta inserita la data dell’ultimo contatto e la frequenza, in giorni, di quanto si vuole sentire il prospect, e segnala quando è arrivato il giorno di scadenza.
La classica vista Pipeline permette di vedere in visualizzazione kanban, lo status del rapporto con determinate aziende.
Nella sezione Pipeline, inoltre, il cliente ci ha chiesto di creare molteplici viste, con relativi filtri che mostrassero solo le informazioni che si volevano visualizzare. Ad esempio: solo le aziende qualificate, quelle in trattativa, i clienti attivi, anche in diverse visualizzazioni.
Il cliente aveva esigenze molto specifiche in termini di tracciamento dei follow up, per non perdersi nessun contatto e automatizzare il più possibile i reminder. Per questo motivo abbiamo creato delle proprietà molto specifiche.
Un’ulteriore richiesta specifica che ci è stata fatta riguardava la segmentazione delle aziende in termini di valore dei progetti che si stanno seguendo insieme. Abbiamo quindi creato una formula che, in base al range di prezzo fornito, classificasse l’azienda come “tester”, “piccola”, “media”, “grande”.
Per efficientare il lavoro, per ogni database abbiamo creato un template “Nuovo Item”. Da attivare ogni volta che si deve inserire un nuovo elemento (sia esso un contatto, un’azienda o un’agenzia), con dei campi già pronti al suo interno, per non doverlo creare ogni volta nuovo e riempire le informazioni. In particolare, nel template “Nuova Azienda”, abbiamo inserito la vista filtrata dei contatti di quella azienda e quella dei progetti quando, in futuro, ce ne saranno.
Modalità di collaborazione:
La collaborazione con il team di University Network è stata molto agile e facilitata da una comunicazione chiara, diretta e spesso asincrona, ma gestita secondo un processo ben specifico.
Anzitutto, all’inizio di ogni nostra collaborazione, condividiamo con il cliente il Collaborative Workspace, ovvero una pagina Notion, in cui il cliente può vedere, sin dal primo giorno, la costruzione in progress e commentarla. Inoltre, al suo interno, per avere tutto in un unico luogo e in modo ordinato, inseriamo tutti i materiali e i video tutorial prodotti durante la collaborazione.
Dopodiché siamo stati inseriti nel canale Slack di University Network così da potersi interfacciare facilmente e in modo immediato con i collaboratori coinvolti nella creazione del sistema su Notion.
Invece di organizzare tante call per la spiegazione di ogni minima modifica al workspace, abbiamo preferito un approccio asincrono e più agile. Massimo un paio di volte a settimana, venivano condivisi dei video-rilasci di massimo 5 minuti che aggiornavano il team sulle ultime modifiche eseguite.
Infine, per gli aspetti cruciali e come approfondito aggiornamento periodico per la raccolta delle domande, sono state organizzate delle brevi call di allineamento.
The outcome:
Il team si è ritenuto assolutamente soddisfatto di ciò che è stato costruito. University Network ha ottenuto una mappatura efficace del processo di vendita e un sistema su Notion personalizzato per gestire aziende e contatti durante tutto il processo di vendita.
Risultati concreti ottenuti:
12 ore risparmiate al mese grazie alle formule automatiche che calcolano reminder follow-up: da controllo manuale quotidiano di decine di aziende a dashboard che segnala automaticamente chi contattare.
90% di riduzione degli errori nella gestione contatti attraverso relations e rollups tra 3 database interconnessi: nessuna informazione da ricopiare manualmente, tutto sincronizzato automaticamente.
100% della segmentazione automatizzata: da classificazione manuale corporate/piccole/medie a formula che categorizza automaticamente le aziende in base al valore del progetto.
80% di riduzione del tempo nell'inserimento nuovi elementi grazie a template standardizzati per aziende, contatti e agenzie con campi pre-compilati e viste filtrate integrate.
Il sistema ora supporta efficientemente la gestione di contratti con molteplici aziende corporate, garantendo che nessun follow-up venga dimenticato e che la community di oltre 1 milione di studenti sia sempre supportata.
