Da fatture cartacee a dati digitali in un click: come Beebus ha eliminato il data entry manuale sul carburante
Overview del caso studio
Beebus è una società di trasporti con sede a Roma che gestisce una flotta di bus e i relativi rifornimenti quotidiani di carburante. Ogni rifornimento genera una fattura cartacea che il team deve raccogliere, leggere e reinserire manualmente nei sistemi aziendali per rendicontazione e pratiche interne.
Beebus ha sempre gestito questo flusso tramite processi completamente manuali: fatture cartacee, trascrizioni a mano, dati sparsi e difficili da aggregare.
Ci hanno contattati con un obiettivo chiaro: eliminare il cartaceo convertendo i dati delle fatture carburante in formato digitale strutturato, pronto per essere integrato con gli strumenti già in uso.
Il problema da cui siamo partiti
Gestire le fatture carburante di una flotta non è solo una questione di ordine: è una sfida operativa che impatta direttamente su tempi, costi e accuratezza dei dati aziendali.
Beebus si trovava a fronteggiare problemi concreti:
Data entry interamente manuale: tariffa, data, ora, chilometraggio, litri, importo, fornitore, tipo di rifornimento e località, tutto copiato a mano da ogni singola fattura.
Alto rischio di errori: trascrivere dati numerici da carta a schermo genera inevitabilmente imprecisioni, con conseguenze sulla rendicontazione.
Zero integrazione: i dati non erano in un formato direttamente importabile negli strumenti aziendali.
Archivio cartaceo ingestibile: le fatture fisiche si accumulavano senza possibilità di ricerca rapida o analisi storica.
Processo non scalabile: più bus, più rifornimenti, più ore perse in attività ripetitive e a basso valore.
Il risultato? Ore di lavoro bruciate ogni settimana, dati inaffidabili e un processo che non poteva crescere insieme all'azienda.
La soluzione proposta: sistema di estrazione automatica dati da fatture carburante
Abbiamo progettato per Beebus un sistema custom di estrazione automatica dei dati che digitalizza l'intero flusso delle fatture carburante, dall'upload al CSV pronto all'uso, senza nessun intervento manuale.
Come sempre, siamo partiti dai processi: nella prima sessione di lavoro con il team abbiamo mappato ogni passaggio, identificando esattamente dove il tempo veniva perso e dove nascevano gli errori.
Interfaccia grafica di caricamento
Un'interfaccia semplice e intuitiva, accessibile a chiunque nel team senza bisogno di competenze tecniche. È possibile selezionare i file tramite il pulsante "Seleziona file" oppure trascinarli direttamente nella box di caricamento. Il sistema supporta il caricamento multiplo: più fatture caricate insieme, processate tutte in un colpo solo.
Estrazione automatica e generazione CSV
Con un singolo click sul pulsante "Estrai i dati e scarica il CSV", il sistema elabora tutte le fatture caricate e genera automaticamente un file strutturato con tutti i campi rilevanti:
Tariffa
Data e ora del rifornimento
Chilometraggio del bus
Litri di carburante
Importo totale
Fornitore (IP, Q8, ESSO)
Numero dello scontrino
Tipo di rifornimento (interno o esterno)
Località del rifornimento
Verifica e utilizzo del file
Il file CSV viene scaricato direttamente nella cartella Download ed è immediatamente verificabile e importabile negli strumenti aziendali di rendicontazione, senza nessun passaggio intermedio manuale.
Integrazione con strumenti esterni
Il CSV generato è progettato per integrarsi direttamente con gli strumenti già in uso da Beebus per rendicontazione e pratiche aziendali, chiudendo il cerchio del processo in modo fluido.
Stack tecnologico utilizzato
Strumento | Funzione |
|---|---|
Sistema custom di estrazione | Interfaccia grafica per caricamento fatture ed estrazione automatica dati in CSV |
Modalità di collaborazione
La collaborazione con il team di Beebus è stata semplice ed organizzata in aggiornamenti via mail con video tutorial + qualche call di allineamento e condivisione del sistema.
Il risultato ottenuto
Oggi Beebus processa le fatture carburante in pochi secondi con un sistema che lavora per loro:
100% cartaceo eliminato: tutte le fatture carburante gestite in digitale, senza stampe né archivi fisici.
5+ ore risparmiate a settimana: il data entry manuale è stato completamente automatizzato.
Riduzione del 90% degli errori: i dati vengono estratti direttamente dalla fonte, eliminando imprecisioni da trascrizione manuale.
Processo scalabile: aggiungere nuovi mezzi o fornitori non aumenta il carico di lavoro amministrativo.
Da fatture cartacee a dati digitali in un click: come Beebus ha eliminato il data entry manuale sul carburante
Overview del caso studio
Beebus è una società di trasporti con sede a Roma che gestisce una flotta di bus e i relativi rifornimenti quotidiani di carburante. Ogni rifornimento genera una fattura cartacea che il team deve raccogliere, leggere e reinserire manualmente nei sistemi aziendali per rendicontazione e pratiche interne.
Beebus ha sempre gestito questo flusso tramite processi completamente manuali: fatture cartacee, trascrizioni a mano, dati sparsi e difficili da aggregare.
Ci hanno contattati con un obiettivo chiaro: eliminare il cartaceo convertendo i dati delle fatture carburante in formato digitale strutturato, pronto per essere integrato con gli strumenti già in uso.
Il problema da cui siamo partiti
Gestire le fatture carburante di una flotta non è solo una questione di ordine: è una sfida operativa che impatta direttamente su tempi, costi e accuratezza dei dati aziendali.
Beebus si trovava a fronteggiare problemi concreti:
Data entry interamente manuale: tariffa, data, ora, chilometraggio, litri, importo, fornitore, tipo di rifornimento e località, tutto copiato a mano da ogni singola fattura.
Alto rischio di errori: trascrivere dati numerici da carta a schermo genera inevitabilmente imprecisioni, con conseguenze sulla rendicontazione.
Zero integrazione: i dati non erano in un formato direttamente importabile negli strumenti aziendali.
Archivio cartaceo ingestibile: le fatture fisiche si accumulavano senza possibilità di ricerca rapida o analisi storica.
Processo non scalabile: più bus, più rifornimenti, più ore perse in attività ripetitive e a basso valore.
Il risultato? Ore di lavoro bruciate ogni settimana, dati inaffidabili e un processo che non poteva crescere insieme all'azienda.
La soluzione proposta: sistema di estrazione automatica dati da fatture carburante
Abbiamo progettato per Beebus un sistema custom di estrazione automatica dei dati che digitalizza l'intero flusso delle fatture carburante, dall'upload al CSV pronto all'uso, senza nessun intervento manuale.
Come sempre, siamo partiti dai processi: nella prima sessione di lavoro con il team abbiamo mappato ogni passaggio, identificando esattamente dove il tempo veniva perso e dove nascevano gli errori.
Interfaccia grafica di caricamento
Un'interfaccia semplice e intuitiva, accessibile a chiunque nel team senza bisogno di competenze tecniche. È possibile selezionare i file tramite il pulsante "Seleziona file" oppure trascinarli direttamente nella box di caricamento. Il sistema supporta il caricamento multiplo: più fatture caricate insieme, processate tutte in un colpo solo.
Estrazione automatica e generazione CSV
Con un singolo click sul pulsante "Estrai i dati e scarica il CSV", il sistema elabora tutte le fatture caricate e genera automaticamente un file strutturato con tutti i campi rilevanti:
Tariffa
Data e ora del rifornimento
Chilometraggio del bus
Litri di carburante
Importo totale
Fornitore (IP, Q8, ESSO)
Numero dello scontrino
Tipo di rifornimento (interno o esterno)
Località del rifornimento
Verifica e utilizzo del file
Il file CSV viene scaricato direttamente nella cartella Download ed è immediatamente verificabile e importabile negli strumenti aziendali di rendicontazione, senza nessun passaggio intermedio manuale.
Integrazione con strumenti esterni
Il CSV generato è progettato per integrarsi direttamente con gli strumenti già in uso da Beebus per rendicontazione e pratiche aziendali, chiudendo il cerchio del processo in modo fluido.
Stack tecnologico utilizzato
Strumento | Funzione |
|---|---|
Sistema custom di estrazione | Interfaccia grafica per caricamento fatture ed estrazione automatica dati in CSV |
Modalità di collaborazione
La collaborazione con il team di Beebus è stata semplice ed organizzata in aggiornamenti via mail con video tutorial + qualche call di allineamento e condivisione del sistema.
Il risultato ottenuto
Oggi Beebus processa le fatture carburante in pochi secondi con un sistema che lavora per loro:
100% cartaceo eliminato: tutte le fatture carburante gestite in digitale, senza stampe né archivi fisici.
5+ ore risparmiate a settimana: il data entry manuale è stato completamente automatizzato.
Riduzione del 90% degli errori: i dati vengono estratti direttamente dalla fonte, eliminando imprecisioni da trascrizione manuale.
Processo scalabile: aggiungere nuovi mezzi o fornitori non aumenta il carico di lavoro amministrativo.
