Da centinaia di richieste gestite manualmente a un sistema centralizzato e automatico
Overview:
Open Range Lands è un’agenzia che si occupa della conduzione di campagne di marketing e altri servizi pubblicitari. L’attività comprende la produzione di contenuti geolocalizzati di comunicazione, tecnici, e di vendita, testuali, visuali, anche integrativi, gestione di campagne di marketing internazionali, international e sales management outsourcing.
The problem:
Avendo una vasta clientela internazionale con diverse tipologie di richieste, visto il diversificato panorama di attività dell’agenzia, la gestione e la valutazione delle richieste stesse, occupava gran parte del lavoro del team ORL.
Molto di questo lavoro, già mappato in precisi processi, inoltre, veniva svolto a mano, in modo lento e noioso dal team che lamentava l’enorme perdita di tempo e di energie.
Al posto di dedicarsi totalmente all’attività di business e di soddisfazione di queste richieste, il team spendeva troppo tempo sulle questioni prettamente logistiche, facilmente risolvibili grazie ad appositi software.
The goal of the project:
L’obiettivo del progetto, dunque, è stato quello di costruire un database con diverse view dedicate ai Project Manager del team ORL e ai clienti, per raccogliere tutte le richieste in modo automatico e facilitato.
Allo stesso tempo si è reso necessario costruire una grande automazione che, a partire da alcune condizioni imposte sul database, creasse in automatico un canale Slack e delle specifiche cartelle su Google Drive, per ogni singola richiesta depositata.
The work process:
Partendo dalla mappatura del processo ideale indicatoci dal cliente, lo abbiamo analizzato e aggiustato ai fini di renderlo semplice e intuitivo su Notion.
Abbiamo dunque costruito un unico database Master che raccogliesse tutte le richieste come in un archivio. Il cliente ci ha indicato delle proprietà specifiche (circa una 30ina) e molto dettagliate da includere per avere pieno controllo.
Nel database sono contenuti, inoltre, cinque database-template tra cui i clienti possono agilmente scegliere e compilare i campi vuoti presenti in ciascuno di essi. Tutte le informazioni presenti all’interno ei diversi tipi di template sono personalizzate e peculiari di ciascuno. Per arrivare ad avere dei template chiari e funzionali è stato fatto un grande lavoro di analisi.
Oltre ai dati da compilare in termini di richiesta, in fondo al template si trovano le viste filtrate di due database: quello delle task e quello delle issue. Questo meccanismo permette al team di ORL di avere un controllo capillare sulle attività che ci sono da portare avanti per ogni singola richiesta/progetto.
Successivamente abbiamo creato due viste: una per i Project Manager e una per i clienti. Grazie ad un semplice gioco di filtri, i PM possono avere pieno controllo del database, mentre i clienti possono intervenire solo dove espressamente richiesto, e soprattutto, vedendo soltanto le richieste da essi create.
Un ulteriore sistema di controllo, per far sì che i loro clienti non potessero toccare e modificare il database, è stato l’utilizzo di formule al posto delle proprietà modificabili. Questo permetteva di vedere le informazioni nelle celle, ma senza poterle modificare.
7. A questo sistema su Notion abbiamo collegato un intero processo su ulteriori piattaforme grazie all’utilizzo di Make.com. Una serie di condizioni impostate dai PM nella view dedicata del database, permette di scatenare un’automazione che, in pochi secondi, crea un canale Slack con le persone assegnate al progetto e una serie di cartelle e sotto cartelle su Google Drive.
Al termine abbiamo fornito una documentazione precisa, in lingua inglese, per i clienti che atterrano sulla dashboard, e un video tutorial del funzionamento dell’intero sistema al team ORL. In qualche giorno di testing da parte del team abbiamo raccolto i feedback e fatto le dovute correzioni al fine di garantire al cliente il miglior sistema per le sue esigenze.
The outcome:
Grazie ad una struttura relativamente semplice: un database, due viste dello stesso, cinque template tra cui scegliere e una serie di automazioni, abbiamo reso la generazione di richieste, la valutazione e la gestione delle stesse, automatizzata ed efficiente.
Risultati concreti ottenuti:
22 ore risparmiate al mese eliminando la creazione manuale di canali Slack e cartelle Google Drive per centinaia di richieste: da ore di configurazione a pochi secondi automatici.
85% di riduzione del lavoro logistico manuale grazie all'automazione completa Make.com che genera automaticamente infrastruttura (canale Slack + cartelle/sottocartelle Drive) per ogni richiesta.
100% delle richieste standardizzate e automatizzate attraverso 5 template personalizzati che guidano i clienti nella compilazione, eliminando informazioni mancanti o disorganizzate.
Autonomia completa per clienti internazionali con viste dedicate filtrate che permettono accesso sicuro alle proprie richieste senza rischio di modifiche accidentali, liberando il team da gestione manuale.
Il sistema ora permette al team ORL di concentrarsi sul business e la soddisfazione delle richieste, invece che su questioni logistiche ripetitive e noiose.
Da centinaia di richieste gestite manualmente a un sistema centralizzato e automatico
Overview:
Open Range Lands è un’agenzia che si occupa della conduzione di campagne di marketing e altri servizi pubblicitari. L’attività comprende la produzione di contenuti geolocalizzati di comunicazione, tecnici, e di vendita, testuali, visuali, anche integrativi, gestione di campagne di marketing internazionali, international e sales management outsourcing.
The problem:
Avendo una vasta clientela internazionale con diverse tipologie di richieste, visto il diversificato panorama di attività dell’agenzia, la gestione e la valutazione delle richieste stesse, occupava gran parte del lavoro del team ORL.
Molto di questo lavoro, già mappato in precisi processi, inoltre, veniva svolto a mano, in modo lento e noioso dal team che lamentava l’enorme perdita di tempo e di energie.
Al posto di dedicarsi totalmente all’attività di business e di soddisfazione di queste richieste, il team spendeva troppo tempo sulle questioni prettamente logistiche, facilmente risolvibili grazie ad appositi software.
The goal of the project:
L’obiettivo del progetto, dunque, è stato quello di costruire un database con diverse view dedicate ai Project Manager del team ORL e ai clienti, per raccogliere tutte le richieste in modo automatico e facilitato.
Allo stesso tempo si è reso necessario costruire una grande automazione che, a partire da alcune condizioni imposte sul database, creasse in automatico un canale Slack e delle specifiche cartelle su Google Drive, per ogni singola richiesta depositata.
The work process:
Partendo dalla mappatura del processo ideale indicatoci dal cliente, lo abbiamo analizzato e aggiustato ai fini di renderlo semplice e intuitivo su Notion.
Abbiamo dunque costruito un unico database Master che raccogliesse tutte le richieste come in un archivio. Il cliente ci ha indicato delle proprietà specifiche (circa una 30ina) e molto dettagliate da includere per avere pieno controllo.
Nel database sono contenuti, inoltre, cinque database-template tra cui i clienti possono agilmente scegliere e compilare i campi vuoti presenti in ciascuno di essi. Tutte le informazioni presenti all’interno ei diversi tipi di template sono personalizzate e peculiari di ciascuno. Per arrivare ad avere dei template chiari e funzionali è stato fatto un grande lavoro di analisi.
Oltre ai dati da compilare in termini di richiesta, in fondo al template si trovano le viste filtrate di due database: quello delle task e quello delle issue. Questo meccanismo permette al team di ORL di avere un controllo capillare sulle attività che ci sono da portare avanti per ogni singola richiesta/progetto.
Successivamente abbiamo creato due viste: una per i Project Manager e una per i clienti. Grazie ad un semplice gioco di filtri, i PM possono avere pieno controllo del database, mentre i clienti possono intervenire solo dove espressamente richiesto, e soprattutto, vedendo soltanto le richieste da essi create.
Un ulteriore sistema di controllo, per far sì che i loro clienti non potessero toccare e modificare il database, è stato l’utilizzo di formule al posto delle proprietà modificabili. Questo permetteva di vedere le informazioni nelle celle, ma senza poterle modificare.
7. A questo sistema su Notion abbiamo collegato un intero processo su ulteriori piattaforme grazie all’utilizzo di Make.com. Una serie di condizioni impostate dai PM nella view dedicata del database, permette di scatenare un’automazione che, in pochi secondi, crea un canale Slack con le persone assegnate al progetto e una serie di cartelle e sotto cartelle su Google Drive.
Al termine abbiamo fornito una documentazione precisa, in lingua inglese, per i clienti che atterrano sulla dashboard, e un video tutorial del funzionamento dell’intero sistema al team ORL. In qualche giorno di testing da parte del team abbiamo raccolto i feedback e fatto le dovute correzioni al fine di garantire al cliente il miglior sistema per le sue esigenze.
The outcome:
Grazie ad una struttura relativamente semplice: un database, due viste dello stesso, cinque template tra cui scegliere e una serie di automazioni, abbiamo reso la generazione di richieste, la valutazione e la gestione delle stesse, automatizzata ed efficiente.
Risultati concreti ottenuti:
22 ore risparmiate al mese eliminando la creazione manuale di canali Slack e cartelle Google Drive per centinaia di richieste: da ore di configurazione a pochi secondi automatici.
85% di riduzione del lavoro logistico manuale grazie all'automazione completa Make.com che genera automaticamente infrastruttura (canale Slack + cartelle/sottocartelle Drive) per ogni richiesta.
100% delle richieste standardizzate e automatizzate attraverso 5 template personalizzati che guidano i clienti nella compilazione, eliminando informazioni mancanti o disorganizzate.
Autonomia completa per clienti internazionali con viste dedicate filtrate che permettono accesso sicuro alle proprie richieste senza rischio di modifiche accidentali, liberando il team da gestione manuale.
Il sistema ora permette al team ORL di concentrarsi sul business e la soddisfazione delle richieste, invece che su questioni logistiche ripetitive e noiose.
